Het verzamelen van persoonsgegevens in de Uitzendbranche

13 augustus 2019

Als uitzendonderneming ben je verantwoordelijk voor correcte verwerking van persoonsgegevens. Het is belangrijk dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de persoonsgegevens van kandidaten en uitzendkrachten. Door de nieuwe privacywet krijg je meer verplichtingen, krijgen betrokkenen meer rechten en heeft de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, meer bevoegdheden.

In deze blog beschrijven wij wat, volgens de richtlijnen van de AVG, de do’s & don’ts zijn als het gaat om het verzamelen van persoonsgegevens.

Welke gegevens mogen wel verzameld worden en welke niet?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee een persoon geïdentificeerd kan worden. De bekendste zijn naam- en adresgegevens, maar ook e-mail- en IP- adressen zijn persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens is een breed begrip: verzamelen, ordenen, bewaren, verzenden en vernietigen zijn voorbeelden van verwerkingen. 

Voor uitzendbureaus geldt dat persoonsgegevens van een flexkracht voortaan enkel en alleen mogen worden gebruikt voor bemiddeling en verloning van de flexkracht. Gegevens die je niet meer gebruikt moeten worden verwijderd of anoniem worden gemaakt, tenzij er sprake is van een wettelijke bewaarplicht.

De ABU, Algemene Bond Uitzendondernemingen, heeft de volgende belangrijkste uitgangspunten en wettelijke verplichtingen van de AVG op een rij gezet:

Let op: De do’s en don’ts moeten altijd in samenhang worden gezien met de algemene privacyverplichtingen.

 

Do's: 

  • Bij het inschrijven van een uitzendkracht mag je alleen de gegevens inschrijven die nodig zijn voor de arbeidsbemiddeling. Denk bijvoorbeeld aan: naam, adres, contactgegevens en de relevante werkervaring en opleiding van de betreffende persoon ten behoeve van de bemiddeling. 

 

  • Per 1 januari 2018 mag je ook een kopie van het identiteitsdocument in de administratie bewaren van een werkzoekende die nog niet aan een opdrachtgever ter beschikking is gesteld, maar daar wel voor in aanmerking komt.

 

  •  Zolang een ingeschreven uitzendkracht bemiddeld wil worden naar werk door de uitzendonderneming, mogen relevante gegevens bewaard worden.

 

Don'ts:

  • Je mag gegevens zoals het BSN, nummer van het identiteitsbewijs, nationaliteit en de pasfoto niet afzonderlijk registreren. Een uitzondering hierop vormt het BSN voor het nagaan bij UWV of iemand in het doelgroepregister vermeld staat. Hierover moet de ingeschreven uitzendkracht wel worden geïnformeerd. Na deze toetsing dient het BSN weer verwijderd te worden. Voor de pasfoto geldt dat deze niet alleen via de kopie van het identiteitsdocument mag worden verwerkt, maar ook als de uitzendkracht hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven en hierover voldoende is geïnformeerd.

 

  • Gezondheidsgegevens zoals aandoeningen, verzuim, ziekteverleden, arbeidshandicap en andere beperkingen mogen niet worden verwerkt. Tenzij dit noodzakelijk is ter bescherming van een belang dat voor het leven van de betrokkene essentieel is (een vitaal belang).

 

  • Wanneer een uitzendkracht niet heeft gewerkt en niet opnieuw heeft aangegeven bemiddeld te willen worden, mogen sollicitatiegegevens maximaal vier weken bewaard worden. Aan uitzendkrachten kan uitdrukkelijke toestemming worden gevraagd om de gegevens maximaal één jaar na de sollicitatie te bewaren. Het is aan te raden om uitzendkrachten periodiek te vragen of zij nog bemiddeld willen worden.

 

Zekerheid met het verwerken van persoonsgegevens?

DataChecker richt zich al ruim 10 jaar op het controleren en verwerken van privacygevoelige gegevens. Privacy is ons vakgebied. Met verschillende preventieve maatregelen zorgen wij ervoor dat we informatiebeveiligingsrisico’s kunnen terugdringen. Op deze manier voldoen wij aan de richtlijnen van o.a. ISO & AVG.

Benieuwd hoe onze dienstverlening eruitziet? Neem vrijblijvend contact op!