5 AVG-tips voor makelaars
Zoals je weet, is de AVG-wetgeving sinds 25 mei 2018 van kracht. Ook makelaars hebben diverse bedrijfsprocessen moeten aanpassen om te voldoen aan de wetgeving. Dit is lang niet bij elke makelaardij gelukt, terwijl het voldoen aan de AVG-wetgeving veel tijd en geld kan schelen. Onderschat de AVG dus niet en begin zo snel mogelijk. In deze blog geven we makelaars 5 goede tips om de organisatie AVG-proof te maken.
Tip 1: Creëer bewustwording binnen je organisatie
Zorg dat de AVG ook binnen de organisatie leeft. Heb jij je werknemers al op de hoogte gebracht over de AVG-wetgeving? Geef tijdig aan wat de richtlijnen en de procedures zijn omtrent de AVG-wetgeving om onnodige fouten en hoge boetes te voorkomen. Als iedereen binnen de organisatie op de hoogte is, is de kans op fouten een stuk kleiner.
Tip 2: Privacy by Default
De makelaar moet het recht op privacy van de klant respecteren. Door middel van Privacy by Default mogen personen niet met advertenties of aanbiedingen benaderd worden zonder dat hier toestemming voor gegeven is door de desbetreffende persoon. In dit akkoord dient besproken te worden wanneer - en waarvoor - een akkoord is gegeven. Zorg ervoor dat je de regelgeving omtrent Privacy by Default goed toepast binnen je organisatie om sancties te voorkomen.
Tip 3: Privacy Impact Assesment (PIA) uitvoeren
Een Privacy Impact Assesment (PIA) is een instrument om te meten hoe gegevens verwerkt worden, wie er bij betrokken zijn en wat de risico's zijn. Dit instrument kan vooraf ingezet worden om risico's uit te sluiten. Makelaars opgelet: de PIA is verplicht wanneer de verwerkingen een hoog risico dragen, bijvoorbeeld bij het verwerken van persoonsgegevens.
Tip 4: Houd je aan de meldplicht
De meldplicht van datalekken houdt in dat organisaties direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), zodra er een datalek is ontdekt. Op deze manier kan de schade beperkt worden. Wij raden daarom aan om een datalekkenregister op te stellen met daarin alle (mogelijke) datalekken. Op basis van dit register kan een stappenplan worden opgesteld om de risico's te verminderen de organisatie zo goed mogelijk te beveiligen. Zo voldoe je gelijk aan de AVG-wetgeving.
Tip 5: Klanten identificeren
In een artikel van nu.nl werd pijnlijk duidelijk dat er nog steeds makelaardijen zijn die persoonsgegevens niet veilig opslaan en verwerken, waardoor een datalek is ontstaan. De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht makelaars nu eenmaal om klanten te identificeren. Om dit veilig te doen, zijn er oplossingen bedacht.
DataChecker biedt oplossingen door klanten te identificeren en om ID-bewijzen te controleren op echtheid. Op deze manier kan jij als makelaar de klant binnen enkele stappen identificeren en voldoe je gelijk aan de AVG-wetgeving.
Weten hoe wij jouw makelaarskantoor kunnen helpen om gemakkelijk en snel te laten voldoen aan de AVG-wetgeving? Bekijk onze ID-Check en/of neem direct contact met ons op!