Voldoen aan de Identificatieplicht: waar moet je op letten?

Als werkgever in Nederland heb je ongetwijfeld gehoord van de identificatieplicht. Deze belangrijke wet bestaat uit de Verificatieplicht, Bewaarplicht en Zorgplicht. Het naleven van deze plichten is van essentieel belang, niet alleen om te voldoen aan de wet, maar ook om een veilige en vertrouwde werkomgeving te creëren. Ik neem je kort mee in wat deze plichten inhouden, maar nog belangrijker: ik vertel je waar je als organisatie op moet letten zodat jij je altijd aan deze plichten houdt. 

Verificatieplicht: Het belang van betrouwbare identificatie 
De verificatieplicht houdt in dat werkgevers de identiteitsdocumenten van hun werknemers moeten controleren voordat ze in dienst treden. Dit geldt voor zowel vaste medewerkers, als tijdelijke krachten. 

Bewaarplicht: Het veilig opslaan van identiteitsgegevens 
Naast de verificatieplicht hebben werkgevers in Nederland ook een bewaarplicht. Dit betekent dat je als werkgever verplicht bent om kopieën van identiteitsdocumenten van je werknemers te bewaren. De bewaartermijn voor deze documenten is minimaal vijf jaar na het kalenderjaar waarin de medewerker uit dienst is gegaan. 

Zorgplicht: Identificatie als onderdeel van een veilige werkomgeving 
De zorgplicht houdt in dat werkgevers hun werknemers erop moet wijzen dat zij altijd een geldig identiteitsbewijs bij zich hebben. Deze plicht geldt voor medewerkers die direct in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde krachten. 

Wil je meer lezen over deze drie plichten die vallen onder de Identificatieplicht? Neem dan een kijkje op de website van de Rijksoverheid. 

Kortom, er komt best wat kijken bij het voldoen aan de Identificatieplicht! Er zijn een aantal belangrijke aandachtspunten waarmee je rekening moet houden:  

• Kennis van de wet 
  Zorg ervoor dat je werknemers op de hoogte zijn van de specifieke wet- en regelgeving met betrekking tot de identificatieplicht. Bied ze de mogelijkheid om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen, en controleer dit vervolgens ook regelmatig.
   
• Implementatie van beleid 
  Ontwikkel en implementeer een duidelijk beleid met betrekking tot de identificatieplicht. Zorg ervoor dat dit beleid vrij toegankelijk is, en dat jouw medewerkers op de hoogte zijn van dit beleid en de daarbij horende procedures voor het verwerken van identiteitsgegevens  
  
  
• Training en bewustwording 
  Zorg ervoor dat je medewerkers getraind zijn in het herkennen van valse identiteitsdocumenten en het correct uitvoeren van verificatieprocedures. Creëer ook bewustwording rondom identiteitsfraude om het belang van deze processen – naast wet- en regelgeving – aan te tonen. 
  
  
• Beveiliging van gegevens 
  Neem passende maatregelen om de beveiliging van identiteitsgegevens te waarborgen. Zorg voor veilige (digitale) opslag en beheer van deze gegevens en implementeer strenge toegangscontroles om ongeoorloofde toegang te voorkomen. 

Het is belangrijk om te realiseren dat het naleven van de identificatieplicht veel werk en verantwoordelijkheid met zich meebrengt. Het vergt aanzienlijke inspanning van werkgevers om op de hoogte te blijven van de steeds veranderende wet- en regelgeving, het ontwikkelen en implementeren van beleid, het trainen van medewerkers en het waarborgen van de beveiliging van identiteitsgegevens. 

Veel onderdelen van de identificatieplicht kan je gelukkig uitbesteden aan externe partijen. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken en verifiëren van identiteitsdocumenten. Door het identificeren en verifiëren uit te besteden aan een gespecialiseerd bedrijf, zoals DataChecker, verlicht je de last van deze verantwoordelijkheden terwijl je er zeker van bent dat je voldoet aan de Verificatieplicht. De informatie uit deze stap wordt vervolgens digitaal teruggekoppeld zodat jij het kan verwerken in het personeelsdossier waardoor je ook voldoet aan de Bewaarplicht.  

Hoe kijk jij aan tegen de identificatieplicht? Is het een eitje om te voldoen aan de regels, of kost het jouw organisatie toch best veel tijd? Waar zijn verbeterslagen te maken, denk je? 
 

Bron: https://www.linkedin.com/pulse/voldoen-aan-de-identificatieplicht-waar-moet-je-op-letten-ferdi-güçlü/