Zijn huidige ‘bewijs van leven’-methoden nog wel van deze tijd?
Wanneer je als Nederlander in het buitenland verblijft, is het zogenaamde ‘bewijs van in leven zijn’ of ‘attestatie de vita’ een belangrijk onderdeel van diverse financiële processen, zoals pensioenbetalingen, uitkeringen en uitbetalen van verzekeringen. Hierbij wordt men gevraagd om aan te tonen dat ze nog in leven zijn. Dit kan op verschillende manieren, zoals door het versturen van een brief, e-mail of door persoonlijk langs te gaan bij een ambassade of consulaat. Maar in een wereld waarin we steeds meer digitaal doen, is het de vraag of deze methoden nog wel van deze tijd en klantvriendelijk genoeg zijn.
Allereerst is het versturen van een brief of e-mail een vrij omslachtig proces, en niet zonder risico’s. Zo moet je formulieren die je kan opvragen bij bijvoorbeeld je pensioenuitvoerder afdrukken en handmatig invullen. Vervolgens verstuur je deze ingevulde formulieren met de post terug naar diezelfde pensioenuitvoerder. Als je vanuit het buitenland een brief stuurt, kan het lang duren voordat een brief aankomt bij de ontvanger. Daarnaast loop je het risico dat de brief überhaupt niet aankomt. Een risico dat je niet alleen bij brieven maar ook zeker bij e-mails loopt. Hierdoor ontstaan er weer extra administratieve lasten, en komt het de klantervaring niet ten goede.
Vaak moet je voor je ‘bewijs van leven’ een formulier laten ondertekenen bij bijvoorbeeld een ambassade of consulaat. Dit doet men door zelf fysiek langs te gaan. Dit kan alleen een tijdrovend en kostbaar proces zijn, zeker als er geen ambassade of consulaat in de buurt zit. Bovendien kan dit voor mensen die moeilijk ter been zijn een complexe opgave worden. En iedereen die wel eens bij een ambassade is geweest weet dat je soms lang moet wachten en dat de bezoekuren vaak vrij beperkt zijn. Kortom, onnodig lastig.
Een betere optie is natuurlijk de in te vullen formulieren online aan te leveren, in bijvoorbeeld een portaal van de geldverstrekker. Helaas is er vaak dan nog steeds een formulier dat door een derde partij, zoals een ambassade of consulaat, ingevuld moet worden. Het wordt er dus niet minder complex op.
Er zijn gelukkig ook andere online methoden. Zo kan iemand middels een scan van het ID-bewijs in combinatie met een selfie aantonen dat ze in leven zijn. Dit is een snelle, gemakkelijke en relatief goedkope methode. Bovendien is het een stuk veiliger, omdat documenten niet meer fysiek verstuurd of lokaal bewaard hoeven te worden.
Kies je bijvoorbeeld voor een online portaal die geoptimaliseerd is voor een smartphone, wordt het een eenvoudig en overzichtelijk proces. Je kan dan mensen uitnodigen om via hun telefoon een link te openen naar jullie portaal, waarna alle benodigde stappen doorlopen worden: het fotograferen van een identiteitsbewijs, het maken van een selfie ter verificatie en het updaten van eventuele aanvullende informatie als het huidige adres. Men hoeft tussendoor niet langs andere instanties of te wisselen van apparaat. Daarnaast kan elke te doorlopen stap voorzien worden van uitleg. Mocht er onverhoopt toch hulp nodig zijn, is het handig om een helpdesk paraat te hebben staan die klanten op elk gewenst moment kunnen helpen als ze ergens tegenaan lopen.
We kunnen stellen dat de traditionele ‘bewijs van leven’ methoden niet meer (geheel) van deze tijd zijn. Het digitaal aanleveren van de juiste documentatie is sneller, gemakkelijker, goedkoper én veiliger. Maar, de drempel om dit te gebruiken kan voor sommige klanten te hoog zijn. Daarom is het van belang dat je de traditionele methoden niet zomaar de deur uit doet, maar traditionele en moderne methoden naast elkaar laat bestaan. In ieder geval voorlopig.
Hoe zit dat bij jouw organisatie? Helpen jullie je klanten al om dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen?
Bron: https://www.linkedin.com/pulse/zijn-huidige-bewijs-van-leven-methoden-nog-wel-deze-tijd-van-rooij/