Hoe weet je het zeker of iemand in Nederland mag werken?
Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om na te gaan of hun werknemers in Nederland mogen werken. Maar wanneer mag iemand werken in Nederland? Welke documenten zijn daar voor nodig en hoe moeten deze geverifieerd worden? Daarover bestaat veel onduidelijkheid.
We leggen jullie graag meer uit over welke documenten op welk moment nodig zijn. Het baart ons namelijk zorgen dat veel uitzendorganisaties en payroll bedrijven onvoldoende kennis hebben van de wet- en regelgeving op het gebied van Right To Work.
Wat is een Right To Work Check?
Een Right To Work check is een online identiteitsverificatie, inclusief een verificatie op basis van aanvullende tewerkstellingsdocumentatie. Door middel van deze documentverificatie wordt vastgesteld of een persoon gerechtigd is tot het verrichten van arbeid in Nederland op basis van de NEN 4400-1 norm.
De NEN 4400-1 norm bevat eisen waar Nederlandse uitzendbureaus, payrollbedrijven en onderaannemers zich moeten houden. Dit is om het inlenen van arbeid en uitbesteden van werk fraudebestendig te maken en het risico voor opdrachtgevers te beperken. Eén van die eisen is dat elke werkgever van al zijn werknemers (Nederlands en niet-Nederlands) een BSN moet verwerken. Daarom moet er in de Right To Work Check altijd een BSN aanwezig zijn.
Het identiteitsbewijs verifiëren
Werkgevers moeten volgens de Wet op Identificatieplicht (WID) van alle mensen die voor hen werken de identiteit verifiëren. Geldige identiteitsbewijzen zijn:
- Het Nederlands paspoort of identiteitsbewijs
- Nederlands verblijfsdocument
- Buitenlands paspoort of nationaal identiteitsbewijs
Een werkgever verifieert de identiteit op basis van het geldige identiteitsbewijs. Werkgevers moeten onder meer de echtheid van het document verifiëren, de nationaliteit vaststellen en bepalen of de werknemer vrij in Nederland mag werken. Werknemers van binnen de Europese Unie en de EER mogen vrij in Nederland werken. Werknemers van buiten de Europese Unie dienen een tewerkstellingsvergunning (TWV) aan te vragen. Een verblijfsdocument, zoals een verblijfssticker, is hiervoor ook toegestaan.
Welke documenten zijn niet geldig?
Er zijn organisaties die op dit moment reisdocumenten of rijbewijzen gebruiken om mensen te werk te stellen, het gebruik van deze documenten is niet toegestaan. Reisdocumenten zijn in veel gevallen bijna identiek aan paspoorten. Dit zie je o.a. in Europese landen als Italië, België en Polen.
Maar reisdocumenten en rijbewijzen zijn niet de enige documenten waar bedrijven de fout mee in gaan. Europese verblijfsvergunningen lijken soms veel op de identiteitsbewijzen. Zo komen we bijvoorbeeld veel Italiaanse verblijfsvergunningen tegen, waarbij het enige verschil ten opzichte van een identiteitsbewijs de nationaliteit is. Veel bedrijven accepteren zo’n Italiaanse verblijfsvergunning, omdat ze denken dat het een identiteitsbewijs is. In de RTW Check van DataChecker verifiëren we of de nationaliteit overeenkomt met het land van afgifte. Zo kunnen we voorkomen dat er verkeerde documenten worden geaccepteerd.
Een andere uitzondering is een Nederlands Noodpaspoort. Met dit document is een werknemer niet gerechtigd om te werken, omdat er geen BSN nummer op staat. Daarnaast is een noodpaspoort maar drie maanden geldig.
Right To Work Check voor niet-Nederlandse werknemers
Omdat buitenlandse ID-documenten geen BSN bevatten, is een aanvullende BSN verklaring nodig. Iemand die uit de Europese Unie (of EER) komt, is arbeidsgerechtigd met een identiteitsdocument en een BSN verklaring.
Werknemers van buiten de EU kunnen door werkgevers onder bepaalde voorwaarden worden ingezet. Deze voorwaarden zijn in de WAV (Wet Arbeid Vreemdelingen) vastgesteld. Een Right To Work Check zorgt ervoor dat de werkgever volledig voldoet aan wet- en regelgeving.
In onze Right To Work Check controleren wij aanvullende documentatie zoals BSN-verklaringen, tewerkstellingsvergunningen, verblijfsstickers en beschikkingen van de IND. Bij deze documenten controleren wij of ze daadwerkelijk bij de persoon in kwestie horen en of dit geldige documentatie is om arbeid te verrichten in Nederland.
Als je te maken hebt met een werknemer van buiten de EU, dan is het mogelijk dat er naast een BSN ook nog aanvullende documentatie nodig is. Dat ligt aan de informatie op de verblijfsvergunning of de verblijfsticker in het paspoort van de medewerker. Op deze vergunning of verblijfsticker staat een arbeidsaantekening. Deze aantekening geeft aan of iemand een tewerkstellingsvergunning nodig heeft. Een tewerkstellingsvergunning dient te worden aangevraagd door de werkgever bij het UWV. Deze tewerkstellingsvergunning wordt gecontroleerd door onze document reviewers.
Wat is het risico van het gebruik van onjuiste documenten?
Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) inspecteert bedrijven. Een werkgever die een buitenlandse werknemer zonder de vereiste tewerkstellingsdocumenten voor zich laat werken, riskeert serieuze boetes.
We zien in de markt dat deze inspecties steeds vaker plaatsvinden. Als een werkgever niet de juiste documenten in het dossier heeft opgenomen, riskeert het bedrijf boetes vanaf 8000 euro per werknemer. In extreme gevallen worden bedrijven zelfs gesloten op last van de inspectie.
Bron: https://www.nlarbeidsinspectie.nl/