Met DataChecker helpen we misstanden in onze sector te voorkomen

Budbee, onderdeel van de Instabee Group, heeft geen eigen koeriers in dienst. “We schakelen onderaannemers in”, vertelt Thijs. “Zij hebben de chauffeurs onder contract die onze pakketten bezorgen.” Die onderaannemers zijn als directe werkgever van de chauffeur wettelijk verplicht om te controleren of hun medewerkers zijn wie ze zeggen te zijn. En of ze het recht hebben om in de Nederlandse transportsector te werken (Right to Work). “Maar deze verantwoordelijkheid houdt niet op bij hen: ook wij moeten bij alle koeriers die voor ons rijden de identiteit en tewerkstellingsdocumentatie checken – zelfs al zijn ze niet direct bij ons in dienst als werknemer. Dat staat in de Wet ketenaansprakelijkheid.”

Uitbuiting voorkomen
De Wet ketenaansprakelijkheid is slechts één reden voor Budbee om chauffeurs te controleren. Thijs: “Ook zonder die wet zouden we dat gedaan hebben. We willen bijdragen aan een transportsector zonder misstanden.” Naar welke misstanden hij verwijst? “Koeriers die illegaal aan het werk zijn, geen wettelijke bescherming hebben en daardoor slachtoffer worden van slechte arbeidsomstandigheden of uitbuiting. Dit is voorgekomen in de sector, gebeurt misschien nog steeds en moet met man en macht tegengegaan of voorkomen worden.” Budbee zorgt er daarom voor dat háár pakketbezorging in elk geval deugt. Dit valt onder duurzaamheid, één van haar essentiële waarden.

“Helaas is het niet genoeg als onderaannemers zeggen dat ze iedereen hebben gecontroleerd en dat alles in orde is. Ook al hebben ze goede intenties, zij missen de expertise om iemands identiteit en Right to Work te controleren.” Vandaar dat Budbee in 2023, niet lang na haar entree op de Nederlandse markt, op zoek ging naar een dienstverlener die deze expertise wél had. “Van de tien bedrijven die we spraken, konden de meeste alleen identiteiten controleren. DataChecker kon echter ook de Right to Work beoordelen. En werkte als enige met een online platform waar wij zelf niets handmatig hoefden in te voeren. Daarmee waren ze precies wat we zochten.”

Gewoon even bellen
“DataChecker controleert koeriers voordat zij voor ons aan de slag gaan”, vertelt Thijs. “Elke chauffeur krijgt hiervoor een secure link naar het goed beveiligde platform van DataChecker. Daar zien ze uitleg over wat ze er moeten doen: van het invoeren van persoonsgegevens tot het uploaden van een selfie. Zodra ze dit gedaan hebben, verifieert DataChecker met haar software hun identiteit en Right to Work.” Koeriers bij wie alles klopt, krijgen een vinkje: ‘identificatie en verificatie geslaagd’. “Pas als wij dit zien in ons systeem, dat gekoppeld is aan het DataChecker-platform, kunnen chauffeurs ingepland worden voor een bezorgronde. Zij krijgen van ons dan een routenummer.”

Het controleproces is hiermee nog niet voorbij. “De koeriers moeten vervolgens op de eerste dag van hun dienstverband hun paspoort of ID-bewijs laten zien. En daarna moeten ze vóór de start van elke bezorgronde hun routenummer noemen en rijbewijs tonen.” Deze onderdelen van het identificatie- en verificatieproces liggen in handen van Budbee zelf, zegt Thijs. “DataChecker richt zich alleen op het eerste deel, vereist voor het inplannen van bezorgrondes: de online ID- en Right tot Work-check.” Koeriers kunnen tijdens deze controle van DataChecker de chatfunctie op het platform gebruiken als ze iets willen vragen. En willen ze het Support Team van DataChecker liever bellen? Dan kan dat ook.

Preventieve functie
De koeriers reageerden zonder weerstand of verrassing toen Budbee hun vertelde over de nieuwe controleprocedure. “Velen waren al bekend met zulke controles bij andere bezorgdiensten, zoals PostNL, waar ze ook werkzaam waren. Zij waardeerden het dat wij nu dezelfde mate van professionaliteit toonden.” Tot nu toe hebben alle koeriers het identificatie- en verificatieproces succesvol doorlopen. “Soms lopen ze even vast, bijvoorbeeld door een te donkere selfie of onduidelijkheid over hoe iets moet worden ingevoerd. Maar in zulke zeldzame gevallen biedt DataChecker direct hulp.” Met de aankomende software-update verwacht Thijs dat dit soort problemen verder zullen afnemen. “De verwachting is dat het platform daarmee nog gebruiksvriendelijker wordt.”

Is hij verrast dat er geen koeriers zijn afgewezen? “Nee, niet echt. Als onderaannemers al chauffeurs illegaal aan het werk hadden, zijn ze nu extra voorzichtig. Ze weten dat onze nieuwe procedure hen eruit zal filteren. De identiteits- en Right-to-Work-controle werkt dus preventief.”

Expertise ontwikkelen
“We werken sinds december 2023 met DataChecker en zijn erg tevreden”, zegt Thijs. “Om te beginnen over de technische voorbereiding: de koppeling van hun platform aan ons systeem. Die koppeling verliep snel en adequaat. Datzelfde geldt voor het identificatie- en verificatieproces. En voor de manier waarop hun Support Team vragen beantwoordt – of deze nu van koeriers komen of van ons.” Een voorbeeld van zo’n vraag? “Of de manier waarop DataChecker persoonsgegevens verzamelt eigenlijk wel mag van de privacywet. DataChecker heeft haarfijn uitgelegd dat dit inderdaad mocht, zolang het onze naleving van de Wet aansprakelijkheid dient. Ook maakte ze duidelijk dat ze volgens de hoogste dataprivacystandaarden informatie verzamelt.”

De tevredenheid is zo groot, dat de Instabee Group mogelijk van plan is om de samenwerking met DataChecker uit te breiden naar andere landen waar zij werkt. In het bijzonder naar Zweden, Denemarken, Finland en Noorwegen. “Anders dan Nederland hebben deze landen de ketenaansprakelijkheid niet wettelijk vastgelegd. Maar onze organisatie vindt het belangrijk om daar toch dezelfde strikte controles en verificatieprocessen toe te passen; om ook dáár misstanden in de sector aan te pakken en te voorkomen.” DataChecker biedt op dit moment nog geen Right to Work-check in Scandinavische landen. “Maar ze kunnen deze expertise in samenwerking met ons ontwikkelen. Zo groeien we samen verder.”