Dankzij DataChecker zetten we kandidaten nu met een gerust hart aan het werk

“We deden het lang zelf”, zegt IT-programmamanager Thijs van Rooijen. “Dat wil zeggen: onze eigen recruiters checkten de identiteitsbewijzen en tewerkstellingsdocumenten van kandidaat-uitzendkrachten. En vervolgens waren er nog twee interne checks – zowel van de middle office als van de payroll-afdeling. Tot vorig jaar.” Wat er toen gebeurde? “We reviewen onze processen altijd op effectiviteit en efficiëntie. Op een gegeven moment zagen we dat dít proces beter en sneller kon. Met extra focus op gebruiksvriendelijkheid, zowel voor onze interne medewerkers als voor onze kandidaat-uitzendkrachten.”

Medewerkers trainen
“We stellen hoge kwaliteitseisen aan onszelf”, vervolgt Kees Rienks, manager Quality, Compliance & Corporate Responsibility bij Adecco. “En we houden continu in de gaten of we daaraan voldoen. We willen dus zo snel mogelijk verbeterpunten ontdekken en doorvoeren. Daarbij voorkomen we liever problemen dan dat we ze moeten oplossen.” Vanuit deze filosofie besloot Adecco al jaren geleden om relevante medewerkers te trainen in het checken van ID’s en tewerkstellingsdocumenten.

“Deze training heeft lang volstaan”, zegt Kees. “Maar we zien de laatste jaren wel dat het moeilijker wordt voor deze honderden medewerkers om daarvoor de juiste kennis te verkrijgen, behouden en toe te passen. Wettelijke eisen veranderen namelijk steeds sneller en worden vaak complexer. Ook kloppen er meer en meer mensen met niet-Europese nationaliteiten bij ons aan, met voor ons minder bekende documenten. Voor hen gelden er soms extra voorwaarden of uitzonderingsregels – al dan niet tijdelijk.”

Keus voor DataChecker
Thijs: “We blijven onze medewerkers trainen. Maar het is steeds lastiger om te garanderen dat zij elk ID of tewerkstellingsdocument juist beoordelen. En dus dat ze nooit per ongeluk iemand met ongeschikte documenten plaatsen. Het groeiende aantal kandidaten maakt dit extra uitdagend.” Toch wil Adecco die garantie wel geven. “Werkgevers en wetgevers verwachten dit van ons – en terecht. We willen bovendien geen risico lopen op boetes. Of op verlies van certificering.”

Toen uit intern onderzoek bleek dat dit risico reëel was, viel het besluit snel: er moest een externe expert aan te pas komen. Een organisatie die de laatste kennis paraat had, technologie leverde voor goede checks en deze checks ook zelf uitvoerde. “DataChecker bleek de enige partij die op het juiste niveau aan die criteria voldeed”, vertelt Thijs. “Met als grote plus dat zij hun systeem aan het onze konden koppelen. Daardoor kunnen we nu in onze online Adecco-omgeving met DataChecker samenwerken.”

Eisen: snel én zorgvuldig
“Als Adecco blijven wij eindverantwoordelijk voor de juistheid van alle ID- en right-to-work-checks”, benadrukt Kees. “Maar DataChecker vult onze inspanningen uitstekend aan. We luisteren goed naar elkaar, denken in mogelijkheden en zoeken samen naar oplossingen.” Kees waardeert het dat DataChecker daarbij duidelijk grenzen aangeeft. “Als het doorvoeren van onze wensen de kwaliteit van ID- en right-to-work-checks in gevaar brengt, dan zégt DataChecker dat. En geeft ze aan dat ze het daarom liever niet doet. Precies wat je van een serieuze partner verwacht.”

Dit partnerschap begon al voordat DataChecker ook maar één check had gedaan. Kees vertelt hoe Adecco eerst samen met DataChecker een projectgroep in het leven riep. “Die groep zette alle eisen op een rij waaraan onze onboarding moest voldoen. Inclusief de wensen van medewerkers, kandidaten en opdrachtgevers.” Een belangrijke wens? “Iedereen wil graag dat onboarding snel en soepel verloopt, want tijd is geld. Ik sta daar zelf ook achter. Maar het moet natuurlijk niet té snel gaan. Overhaastheid mag er nooit toe leiden dat de ID- en right-to-work­-checks incorrect verlopen.”

Eigen Adecco-proces
Samen met DataChecker ontwikkelde Adecco een ‘funnel’: een serie online stappen voor goede ID- en right-to-work­-checks. “Er zijn stappen voor DataChecker, Adecco-medewerkers en kandidaten”, vertelt Thijs. “Die laatsten moeten nu meer zelf uploaden dan vroeger. Wat en hoe legt het systeem hun uit, waarbij ze kunnen kiezen uit 17 talen.” Elke stap moet op de juiste manier afgerond zijn, van het uploaden tot het valideren van foto’s en documentscans. “Dán pas kunnen kandidaten een contract krijgen. Dankzij dit ‘Adecco-proces’ is het nu onmogelijk om mensen te plaatsen voordat DataChecker heeft bevestigd dat hun ID en de right to work in orde zijn.”

DataCheckers software voor die checks is heel gebruiksvriendelijk, vertelt Thijs. “We krijgen het on demand, als ‘Software as a Service’ – dus via het internet en inclusief installatie onderhoud en beheer. Daarbij heeft DataChecker duidelijk aandacht voor de user experience, cruciaal voor de digitale transformatie van het onboardingsproces. Medewerkers kunnen bovendien altijd bij DataChecker terecht voor vragen, per chat of telefoon – en krijgen dan snel reactie. Ook dat helpt hen om elke stap in de ID- en right-to-work-checks goed te zetten. Conform de privacywetgeving, binnen het systeem en in een vaste volgorde, zodat we eventuele knelpunten makkelijker kunnen zien en data correct registreren.”

Omgaan met weerstand
Kees: “We hebben heel duidelijk met elkaar afgesproken dat alle stappen binnen het systeem moeten gebeuren. Dat er dus niet, bijvoorbeeld, foto’s per e-mail naar DataChecker gestuurd mogen worden. En zo gelden er meer afspraken, over heel verschillende zaken: van bewaartermijnen voor geüploade documenten en foto’s tot de tijd die DataChecker mag doen over een check. En van rapportages tot de behandeling van klachten van medewerkers.” Zíjn deze klachten er dan? “Niet zoveel, gelukkig, en steeds minder. Bij een aantal collega’s was er wat weerstand tegen het nieuwe proces. Die waren bijvoorbeeld bang dat het ze te veel tijd zou kosten als ze steeds moesten wachten op DataCheckers reactie.”

Niet dat Adecco vooraf niets gecommuniceerd had over de verandering. “Integendeel: we hadden webinars, trainingen en platforms ingezet”, zegt Thijs. “Maar ook ná de introductie is er communicatie nodig. We besloten de weerstand te inventariseren. En brachten de rust terug – zowel door te luisteren naar gebruikerservaringen als door nog eens duidelijk te vertellen wat men wel en niet mocht verwachten van DataChecker, bijvoorbeeld qua reactietijd. Daardoor zagen medewerkers onder andere dat DataChecker meestal veel sneller is dan het aantal uur dat ze mogen doen over een reactie. Sindsdien groeit de tevredenheid.”

Gerust hart
“De groeiende tevredenheid komt ook doordat mensen gewend raken aan het proces”, zegt Kees. “Door die gewenning, de heldere feedback van DataChecker én steeds betere tooling, maken onze collega’s en kandidaten minder foutjes tijdens processtappen – zoals een foto aanleveren die net iets te donker is. Ze hoeven die stappen daarom ook minder vaak te herhalen. Dat scheelt een boel frustratie.” Medewerkers zijn ook blij met de resultaten van DataChecker, aldus Kees. “Die delen we vaak. Iedereen weet daardoor dat DataChecker er potentieel frauduleuze documenten uitpikt die anders onopgemerkt waren gebleven.”

Deze impact is fantastisch vanuit compliance-perspectief, zegt Kees. “En medewerkers zijn blij dat DataChecker hen helpt om fouten te voorkomen, zonder ze een keurslijf aan te meten. Bovendien zien ze dat DataChecker steeds minder op- of aan te merken heeft. Dat geeft ze een goed gevoel. Ze vinden het fijn dat ze kandidaten nu – dankzij DataChecker en ondanks complexere wetgeving – goed kunnen bedienen, met een gerust hart aan het werk kunnen zetten.” Kees noemt het dan ook “moeilijk” om verbeterpunten te vinden voor de samenwerking. “Onder aan de streep zijn we heel tevreden.”