Uitzendbureau Trixxo: “DataChecker is al eens onze redding geweest”

“We groeien hard”, zegt Cindy. “Onze organisatie heeft inmiddels vijftien vestigingen in heel Nederland – en dat worden er steeds meer. Dit komt doordat we andere bedrijven overnemen. Maar zeker ook doordat werkzoekenden onze aanpak prettig vinden.” Anders dan veel concurrenten vindt Trixxo het bijvoorbeeld belangrijk om fysieke locaties te behouden. “Daar doen we ook vaak een stapje extra voor onze uitzendkrachten. Bijvoorbeeld als ze niet weten wat ze aan moeten met een brief van de Belastingdienst. Of hoe ze een bepaalde uitkering moeten aanvragen.”

Externe expert
Met de groei van Trixxo neemt ook het aantal medewerkers toe. En daarmee de kans dat er intercedenten zijn die niet precies weten waar ze op moeten letten bij het checken van documenten – van paspoorten tot verblijfsvergunningen. “We hebben hun kennis op dit vlak een jaar of twee geleden zelf onderzocht”, vertelt Cindy. “En we concludeerden dat het niet bij iedereen op peil was. Dat dit nog geen problemen had opgeleverd, was heel fijn. Maar we wilden natuurlijk niet wachten tot die problemen zich wél voor zouden doen. We zagen dat er heel snel actie nodig was.”

Trixxo had ervoor kunnen kiezen om met een opleidingstraject de kennis van medewerkers op peil te brengen en te houden. Maar het is lastig om elke intercedent voortdurend op de hoogte te houden van de laatste regeltjes. Dus koos ze een andere weg. “We gingen op zoek naar een externe expert die voor ons kon checken of documenten echt en geldig waren, en of mensen ermee mochten werken. Zo wilden we het risico op fouten tot een minimum terugbrengen. En daarmee ook de kans dat onze naam beschadigd zou raken, dat we boetes zouden krijgen of – in het ergste geval – dat we onze certificering zouden verliezen.”

Goed besluit
De zoektocht naar een externe expert eindigde bij DataChecker. “Die kwamen we op het spoor via het bedrijf dat ons backofficesysteem leverde”, vertelt Cindy. “Zij vertelden dat ze geregeld met DataChecker samenwerkten en hier heel tevreden over waren. Ook zeiden ze dat ze gemakkelijk een koppeling konden maken tussen ons systeem en dat van DataChecker. Toen we begrepen wat die koppeling inhield, besloten we het te proberen. Dit was in september vorig jaar.”

Dankzij de koppeling hoeven Trixxo-medewerkers nu niet op een ander portaal in te loggen om de documenten van professionals te laten verifiëren. “Dat kan gewoon via ons eigen systeem; heel gebruiksvriendelijk.” En er is nóg een groot voordeel. “Het is nu vrijwel onmogelijk om iemand uit te zenden wiens documenten niet kloppen. Intercedenten kunnen geen contract aanmaken in ons systeem zonder dat DataChecker die documenten groen licht heeft gegeven. En de controle van DataChecker is heel secuur.”

Extra alert
“Gelukkig komt zeker 95 procent van de officiële papieren die Trixxo uploadt probleemloos door de controle”, zegt Cindy. “Maar bij 5 procent is er dus iets aan de hand. Soms wijst DataChecker erop dat we per ongeluk het verkeerde document geüpload hebben. Of dat er iets belangrijks niet zichtbaar is in de scan. En soms geven ze in een right-to-work-check aan dat een document iemand geen recht op tewerkstelling geeft, terwijl wij dachten van wel. Dat laatste is nu een paar keer gebeurd – en daar is DataChecker echt onze redding geweest.”

DataCheckers expertise blijkt niet alleen uit haar scherpe checks. “Ze houden me ook op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen en wijzigingen – bijvoorbeeld op het gebied van regelgeving. Als er relevant nieuws is, krijg ik dat meteen te lezen als ik inlog. Er verschijnt dan een DataChecker-pop-up op mijn scherm.” Los daarvan krijgt Cindy een nieuwsbrief. “Laatst vertelden ze hierin bijvoorbeeld bij welke doelgroepen documenten vaak niet door de controle komen. Ze adviseerden daar extra alert op te zijn.”

Laatste veranderingen
“Soms komt een document niet door de controle, maar begrijpen we niet precies waarom niet”, zegt Cindy. “Het is heel prettig dat ik DataChecker dan makkelijk kan bereiken en altijd een goede uitleg krijg.” Ook vindt ze het fijn dat ze altijd met DataChecker kan sparren. “Laatst had ik bijvoorbeeld wat vragen over Oekraïense vluchtelingen. Over de regelgeving rond deze groep. Want de voorwaarden waaronder zij mogen werken, veranderen nog wel eens.” DataChecker kon precies uitleggen wat de laatste stand van zaken was.

Cindy: “Ze blijven up-to-date en houden ons op de hoogte, terwijl ze ondertussen scherpe checks uitvoeren en ons behoeden voor fouten. Dat is precies waar we ze voor ingehuurd hebben. Dus we zijn heel blij met ze.”