HR-dienstverlener RGF Staffing: "We willen graag nóg meer samenwerking met DataChecker"

“Noem het gerust een blijk van vertrouwen”, zegt Frank van ’t Klooster, Manager Process Center bij RGF Staffing The Netherlands. Hij verwijst naar de recente contractverlenging van RGF Staffing met DataChecker. “We zijn tevreden over de dienstverlening. En willen onze samenwerking graag uitbouwen.” Welke uitbreiding heeft hij op het oog?

Als werkgever kun je natuurlijk zelf personeel zoeken. Maar RGF Staffing is hierin gespecialiseerd en heeft daardoor vaak veel sneller de juiste medewerkers paraat. Jaarlijks weet RGF Staffing voor duizenden vacatures een goede invulling te vinden – van tijdelijke uitzendkrachten tot vaste medewerkers en van laag- tot hoogopgeleide professionals. “Het gaat om ontzettend veel mensen”, zegt Frank. “En bij elk van hen moeten de papieren juridisch in orde zijn. Zeker ook de ID-bewijzen.”

Groot belang
RGF Staffing heeft veel aandacht voor de check van ID-bewijzen. “Die moet soepel en foutloos verlopen. Daar doen we ons uiterste best voor. Zo voorkomen we dat we iemand per ongeluk aan het werk stellen die eigenlijk niet mag werken, met mogelijke gevolgen voor ons én onze opdrachtgever.” Zo’n fout kan bijvoorbeeld opgemerkt worden tijdens een NEN-audit, vertelt hij, en dan een aantekening opleveren. “Als dat vaker gebeurt kan onze cruciale NEN-certificering zelfs in gevaar komen. Het controleren van iemands ID-bewijs lijkt misschien een kleine handeling. Maar voor ons bedrijf is het van groot belang.”

Ooit legde RGF Staffing de ID-verificatie in handen van haar eigen medewerkers. “Maar dat bleek op den duur niet de best mogelijke oplossing. Er kwamen steeds meer regels, die ook steeds vaker veranderden. Dit maakte de controle van documenten almaar complexer en de kans op fouten groter.” RGF Staffing zocht daarom een partij die ID-verificatie als core business had. En vond die expert in DataChecker. “Extra pluspunt was dat zij het controleproces ook toen al sterk geautomatiseerd hadden. Computers maken nu eenmaal minder fouten dan mensen.”

Alles verifiëren
“We werken al heel lang met DataChecker samen”, zegt Frank. “Al voordat ik hier zelf in 2012 begon.” In die jaren is de dienstverlening zeker veranderd. “Vroeger moesten kandidaatwerknemers bijvoorbeeld naar een vestiging komen voor de verificatie van hun ID-bewijs. Alleen onze vestigingsmedewerkers konden toen een foto van dit bewijs uploaden naar het systeem van DataChecker. Maar sinds enkele jaren kunnen die kandidaten dit ook zelf doen – net zo veilig én vanuit huis – via een ‘Secure ID Link’ die DataChecker hen stuurt.”

Wat wél altijd hetzelfde is gebleven, is de focus van DataCheckers verificatie. “Tot nog toe hebben we hen alleen gevraagd ID-bewijzen te checken”, vertelt Frank. “Maar we willen wel graag dat ze uiteindelijk ook andere gegevens verifiëren die nodig zijn om iemand tewerk te stellen. Naast ID-bewijzen bijvoorbeeld vereiste vakdiploma’s en Verklaringen Omtrent Gedrag. Of de wettelijke verplichte inschrijving in beroepsregisters, zoals het BIG-register voor zorgverleners.”

Bijzondere stempels
Klanten van DataChecker kunnen kiezen voor een basis- of uitgebreide verificatie. RGF Staffing kiest het laatste. “Bij de basischeck kijkt DataCheckers software alleen naar de MRZ-code op het ID-bewijs”, legt Frank uit. “Bij de plus-check is er ook een automatische controle op andere elementen, zoals spelling, hologram, lettertype en pasfoto. Daarnaast is er bij Plus altijd een manuele check door een documentexpert.” Die laatste check is zeker bij ID-bewijzen van buiten de EU handig. “Verificatie is daarbij vaak lastiger. Bijvoorbeeld doordat het paspoort in een ander schrift is. Of omdat er een verblijfsaantekeningsticker op geplakt is.”

DataChecker controleert niet de ID-bewijzen zelf, maar alleen foto’s van deze documenten. “Onze medewerkers checken zelf de fysieke exemplaren. Daar is DataChecker niet voor nodig. Maar voor de rest van de verificatie zien we wel graag dat zij ons zoveel mogelijk uit handen nemen – inclusief het op afstand controleren van gezichten.” Als RGF Staffing alleen online contact heeft met kandidaten, kijken haar eigen medewerkers nu videobellend of die kandidaten lijken op hun paspoortfoto. “Maar zo’n controle is scherper als je er goede software voor gebruikt. En DataChecker hééft zulke software.”

Extra gesprekken
“Naast hun software, is ook hun support goed”, zegt Frank. “Als vestigingsmedewerkers een vraag hebben, kunnen ze daar met DataChecker over chatten in het verificatieportaal waarin ze foto’s uploaden. Ze krijgen binnen een minuut reactie; supersnel.” Frank is sowieso erg te spreken over DataCheckers tempo. “Voor verificatie staat bij ons een KPI van 24 uur. Maar DataChecker is bij ID-bewijzen uit de EU vaak nog geen twintig minuten bezig! Heel handig als we de volgende ochtend al een werkplek hebben voor een kandidaat.” 

Hoe positief hij ook is over de chatfunctie, het liefst ziet Frank dat er minder contact is met DataChecker. “Over specifieke documenten dan hè. Het is misschien een droom, maar het zou mooi zijn als zulk contact onnodig was. Als medewerkers nooit support hoefden in te schakelen. Als ze aan DataCheckers systeem genoeg hadden.” Dit systeem geeft ze onder meer een seintje als documenten geldig zijn, ongeldig blijken of beter in beeld gebracht moeten worden. Bij dit laatste toont het ook wat er mis is met het beeld, zoals overbelichting.

Data voor sturing
Frank mag dan dromen over minder support, ander contact ziet hij graag toenemen. “We hebben DataChecker gevraagd om ons vaker en proactiever op de hoogte te houden over de laatste ontwikkelingen. Van relevante wet- en regelgeving tot ervaringen met andere klanten. Ook willen we dat ze ons nauwer betrekt bij haar eigen innovaties. Niet alleen door ons te vragen wat onze wensen zijn, maar ook door te laten zien wat ze met die input doet en uit te leggen waarom deze wel of niet gebruikt is.” 

DataChecker pakt die rol van adviseur en samenwerkingspartner meer en meer, aldus Frank. “Zo sturen ze ons nu rapporten vol relevante data, zoals aantallen verificaties, goedkeuringen en afwijzingen – inclusief redenen voor afwijzing.” Bij zo’n afwijzing is er niet per se sprake van een vervalsing, benadrukt Frank. “Er kan ook iets fout zijn gegaan bij het maken van de foto. Als we weten wát er misgaat, kunnen we medewerkers daar beter in sturen. En hoe minder fouten zij maken, hoe minder checks er nodig zijn.”

Hoog niveau
“We hebben weer volop vertrouwen in de samenwerking”, concludeert Frank. Enkele jaren geleden twijfelde RGF Staffing even of ze wel met DataChecker door moest. “Vanwege het gebrek aan proactief advies. En omdat we de toenmalige versie van de verificatiesoftware niet scherp genoeg vonden. We zagen te veel risico op fouten. Maar DataChecker heeft onze feedback daarover uitstekend opgepakt. Daardoor zit de software nu weer op hoog niveau. Staan onze neuzen dezelfde kant op. En gaan we samen op volle kracht vooruit.”