Postbedrijf vindt in DataChecker veilige partner in ketenaansprakelijkheid

Postbedrijven innoveren elke dag, op elk niveau van hun brede dienstverlening. Een van de grootste postorganisaties in Nederland en België biedt werkgelegenheid aan vele tienduizenden professionals. Driekwart van dit bestand wordt geleverd door onderaannemers, waaronder gespecialiseerde bezorgbedrijven. Dat vraagt om een gebalanceerd en zeer efficiënt systeem in identificatie en verificatie. In DataChecker werd de ideale partner gevonden voor een veilige ketenaansprakelijkheid.

De samenwerking verloopt zeer goed en nauwgezet, is na enkele jaren de conclusie van de post- en pakketverwerker. Dat verlicht de druk op hun organisatie, vooral waar het gaat om de verantwoordelijkheden in de ketenaansprakelijkheid. Het bleek namelijk hard nodig om te innoveren in de manier waarop de organisatie onderaannemers en hun medewerkers screenden.

”Right To Work”-verificatie duurde soms 48 uur

Vóór de optimalisatie door DataChecker verliep die verificatie per sorteervestiging van hun pakkettendivisie. De ID’s werden gescand via de eigen backoffice, maar het duurde soms 48 uur om de Right To Work-verificatie te beoordelen. De medewerkers van de backoffices hadden daarmee een enorme verantwoordelijkheid die op termijn niet was vol te houden. Het proces was omslachtig en foutgevoelig, met het risico op een boete van 12.000 euro per geconstateerde omissie. Er ontstonden zelfs situaties waarin 20 overtredingen op één dag voorkwamen. Dat vormde een grote aanslag op de exploitatie.

Aansluiting op honderden systemen van onderaannemers

Het postbedrijf had wel gedachten over hoe het proces van ID-checks kon worden geoptimaliseerd, maar miste de juiste partij om hen hierbij te helpen. Enkele jaren geleden werd besloten tot een businesscase met DataChecker, en dat bleek een van de beste beslissingen in het voldoen aan de ketenaansprakelijkheid. De pakketdivisie van het postbedrijf werkt met honderden individuele ondernemingen, en het werd een stevige uitdaging om de aansluitingen te maken met de systemen van de onderaannemers.

Vierkantscontrole ‘onder water’

DataChecker zorgde, mede dankzij haar geavanceerde portal die aan die van het postbedrijf werd gekoppeld, voor een vierkantscontrole die ook nog eens ‘onder water’ plaatsvindt. De onderaannemers en hun personeel merken dus niets van de identificaties en verificaties. Op de achtergrond vindt nu een controle plaats op het certificaatnummer van de onderaannemer, plus een check op de laatste vier karakters van de ID’s van hun werknemers. Met zo’n 5.000 registraties per jaar leverde dat pure winst in de dagelijkse processen, zoals financieel als in doorlooptijden.

Ook in België werkt ID-controle goed

De ID-verificaties door DataChecker strekken zich ook uit tot de activiteiten van de postonderneming in België. De wetgeving met betrekking tot ketenaansprakelijkheid wijkt daar af van die in Nederland, maar DataChecker ontwikkelde met behulp van een speciaal gebouwde portal een goed werkend systeem van identiteitscontrole. DataChecker liet hierin ook zien dat de verantwoordelijkheid moet liggen waar het nodig is. Met een unieke code loggen de Belgische bezorgpartners eenvoudig in op de portal van DataChecker en zijn de resultaten van de Right to Work-controles snel terug te zien in de systemen van de moederorganisatie.

Druk op backoffice sterk afgenomen

Alle controles in identificatie en verificatie verlopen nu automatisch. In uitzonderlijke situaties moeten medewerkers van de backoffice nog een handmatige controle uitvoeren, maar dat gebeurt sporadisch. Daardoor nam de druk op de backoffice sterk af, en kunnen zij zich concentreren op andere activiteiten.

Doorontwikkelen in optimalisering

Het postbedrijf is, naast de lopende dienstverlening, onder de indruk van de flexibiliteit bij DataChecker. Weliswaar ontstond de samenwerking onder grote tijdsdruk om grotere problemen in de ketenaansprakelijkheid vóór te zijn, maar zelfs met de gevraagde aanpassingen in de systematiek verliep de samenwerking vlekkeloos. En zoals met al onze klanten blijven wij ook bij dit postbedrijf doorontwikkelen in optimalisering van identificatie en verificatie. Dat waarborgt een veilige rol in de wettelijke ketenaansprakelijkheid.