GI-Group is een van de grootste spelers wereldwijd op het gebied van HR-dienstverlening.

In gesprek met Fleur van den Heuvel, Manager CPA bij GI-Group

GI-Group is een van de grootste spelers wereldwijd op het gebied van HR-dienstverlening. In Italië werd in 1998 Générale Industrielle (GI) opgericht, sinds 2015 hebben ze zich ook gevestigd in Nederland. GI-Group is actief op het gebied van het uitzenden van tijdelijk en vast personeel, outsourcing, werving en selectie en HR-consulting. Wereldwijd heeft GI-Group meer dan 500 kantoren, 150 onsites (kantoren bij klanten op locatie) en 5.500 werknemers.

Fleur van den Heuvel: ‘Wat GI-Group uniek maakt in de flex-branche is dat wij persoonlijk en snel schakelen. We haken in op veranderingen en geven daarmee altijd advies op maat. We bekijken per klant de mogelijkheden en maken een tailor-made oplossing. GI-Group is wereldwijd zoveel mogelijk processen aan het digitaliseren: wij noemen dat ‘Digital Priority’. In Nederland lopen we hiermee voorop en zijn er hier erg vooruitstrevend in. De meeste processen zijn geautomatiseerd, wij zitten in de optimalisatie-fase.

We leven in een wereld die steeds sneller verandert. Technologische ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op, wetten en regels volgen of worden aangepast om de ontwikkelingen te kunnen bijhouden. Maar hoe kan een bedrijf als GI-Group aan alle relevante lokale en internationale normen, wetten en regels blijven voldoen?

Fleur van den Heuvel: ‘Wij staan onder controle van de ABU (brancheorganisatie) en Nederlandse normeringorganisaties zoals SNA en SNF en we beschikken over certificaten zoals de NEN 4400. Daarnaast hebben we ook een aantal internationale certificaten. De eisen van deze organisaties en instanties zorgen ervoor dat alle controles al in ons systeem zijn ingebouwd. Audits zorgen er soms voor dat we kleine aanpassingen doorvoeren om te blijven voldoen aan alle regels en wetten. Die audits zijn voor ons een moment onze processen te checken, maar iedere keer blijkt dat we het al heel goed doen. We proberen zelfs actief veranderingen in de gaten te houden via de brancheorganisatie ABU, door bijvoorbeeld hun nieuwsbrief goed in de gaten te houden. En we betrekken onze leveranciers bij het proces. We gaan uit van expertise van bedrijven zoals DataChecker om bij te blijven op het gebied van regels, maar ook nieuwe mogelijkheden.  

Tegenwoordig wordt de onboarding van nieuwe werknemers voor een groot deel online gedaan. GI-Group is vooruitstrevend op het gebied van het digitaliseren van processen, maar er zijn nog steeds bedrijven in de flexwereld die geen digitale oplossing hebben voor dit proces. Kandidaten worden ontvangen op een vestiging, of een consultant komt op locatie om het proces fysiek uit te voeren. Dat gebeurde bij GI-Group ook voordat de oplossing met DataChecker was geïntegreerd. Wat heeft die migratie betekend voor de betrouwbaarheid van controles?

Fleur van den Heuvel: ‘Voordat wij gebruik maakte van de diensten van DataChecker controleerde onze consultant een fysiek ID document. Daar hadden we ook een apparaat voor, wat vaak ook niet werkte. Dat betekende dus dat we uitgingen van de expertise van onze consultant, die allemaal wel een basale kennis hebben van identiteitsbewijzen, maar ze zijn natuurlijk geen documenten experts. Daarom is GI-Group zo blij met de dienst van DataChecker. Een fout is immers menselijk en die ondervangen we met de dubbele controle. Denk bijvoorbeeld aan alle verblijfsvergunningen van over de heel wereld die voorbij komen, begin- en einddata van die vergunningen moeten goed gecontroleerd worden’.

Het controleren van de data in een verblijfsvergunning of tewerkstellingsvergunning is een klein onderdeel van een groter onboardingsproces, maar wel een met grote gevolgen. Een datum die verkeerd wordt ingevoerd kan leiden tot illegale arbeid en uiteindelijk enorme boete.. GI-Group maakt gebruik van DataChecker’s ID verificatie en RTW-check (Right to Work Check). De ID verificatie wordt toegepast om te achterhalen of de kandidaten in kwestie daadwerkelijk de persoon is die hij of zij beweert te zijn. Met een RTW check wordt vastgesteld of de persoon in Nederland mag werken.

Fleur van den Heuvel: ‘Een RTW-check kan in de praktijk best ingewikkeld zijn. Zo lijken identiteitsbewijzen in sommige Europese landen enorm op verblijfsvergunningen. Door de RTW-Check van DataChecker heeft GI-Group kunnen voorkomen dat iemand met een Italiaanse verblijfsvergunning in Nederland tewerk werd gesteld. De vorige werkgever van deze mevrouw had gemist dat deze mevrouw alleen een verblijfsvergunning had en geen identiteitsbewijs (het verschil tussen een Italiaanse ID kaart en verblijfsvergunning is miniem). Ze was dus al een tijdje aan het werk in Nederland voordat ze bij GI-Group kwam. Met alleen een Italiaanse verblijfsvergunning mag je niet werken in Nederland en daarmee was haar vorige werkgever in overtreding’.

GI-Group kwam in aanraking met DataChecker door de samenwerking met software partner MySolution. Het platform van MySolution biedt bedrijven in de flexwereld een totaaloplossing in de cloud. Het platform heeft een koppeling met de technologie van DataChecker. Zo kunnen bedrijven in de flexwereld in één systeem identiteitsdocumenten verifiëren, maar bijvoorbeeld ook hun financiële administratie doen. GI-Group heeft rechtstreeks contact met DataChecker over integratie en eventuele vragen die tijdens het proces ontstaan.

Fleur van den Heuvel: ‘Wij zijn erg positief over de samenwerking met DataChecker: alles verloopt goed. We zijn vooral erg te spreken over de support afdeling van DataChecker. Als er iets mis gaat, of een document wordt niet meteen goedgekeurd, kunnen we meteen een chatbericht sturen. Een reactie op onze vraag komt altijd heel snel waardoor het probleem snel opgelost kan worden. Ook onze accountmanager speelt daarin een belangrijke rol. In de toekomst zou wat ons betreft een mooie ontwikkeling zijn dat Mysolution alle diensten van DataChecker integreert. Mensen uitnodigen om zichzelf te identificeren in een veilige omgeving (de Secure ID link) zou voor GI-Group in de toekomst een mooie optimalisatie betekenen.  

Kortom: de koppeling met DataChecker helpt GI-Group bij het automatiseren van het identificatie– en verificatieproces. De RTW-Check zorgt ervoor dat GI-Group zeker weet dat alle niet-Nederlandse kandidaten ook daadwerkelijk in Nederland mogen werken.  De digitalisering van dit proces helpt GI-Group om voorop te blijven lopen en efficiënter te werken.