“We kunnen nu sneller leveren, zonder concessies aan compliance“
Bij uitzendorganisatie Timing telt elke minuut. Kandidaten moeten zo snel mogelijk aan het werk kunnen. “Maar we plaatsen hen pas na een zorgvuldige controle van hun identiteit en right to work”, zegt IT-manager Marco Bosveld. “Dankzij DataChecker kost die controle veel minder tijd én kunnen we erop vertrouwen dat het klopt.”
Timing is in ruim dertig jaar uitgegroeid tot een van de grootste uitzendorganisaties van Nederland, met zo’n duizend medewerkers en tientallen vestigingen. Het verwerkt dagelijks omvangrijke volumes aan aanmeldingen en plaatsingen, vooral voor uitvoerend werk in logistiek, warehousing en productie. Bosveld: “Voor onze kandidaten, klanten en organisatie is het cruciaal dat die verwerking nauwkeurig én snel verloopt. Daarom zoeken we continu manieren om het tempo op te voeren, zonder concessies te doen aan de kwaliteit van ons werk. Hierbij kiezen we er bewust voor om nieuwe werkwijzen snel te testen – en direct op te schalen wat werkt.”
Externe specialist
Die innovatieve zoektocht naar verantwoorde versnelling geldt ook voor het controleren van identiteit en right to work. “Dat deden we vroeger zelf”, vertelt Bosveld. “Onze medewerkers hielden bijvoorbeeld paspoorten onder speciale lampen om te kijken of ze geldig waren.” Zulke controles waren aanvankelijk nog binnenshuis te houden, maar werden op een gegeven moment te complex. “Doordat wet- en regelgeving voortdurend veranderde, het aantal vestigingen groeide en er steeds meer kandidaten kwamen – inclusief mensen uit het buitenland, die uiteenlopende documenten hadden en voor wie verschillende regels golden.”
Dus moest het anders. Bosveld: “Als onze controles van identiteit en right to work niet kloppen, is er risico op boetes, reputatieschade en zelfs het verlies van onze uitzendlicentie. Dat risico willen we voorkomen. En we willen ons uiteraard aan wet- en regelgeving houden, ook als overtreding geen directe gevolgen zou hebben.” Timing zocht een externe partij met de juiste expertise en kwam uit bij DataChecker. “Zij beschikken over de up-to-date kennis én een digitaal platform waarmee ze dit soort processen op elke schaal kunnen ondersteunen en automatiseren.”
Betrouwbare controles
“Onze klanten willen kandidaten zo snel mogelijk inzetten, maar ook zeker weten dat ze mogen werken en zijn wie ze zeggen te zijn”, vertelt Bosveld. DataChecker zorgt inmiddels al meer dan tien jaar voor die snelheid en betrouwbaarheid. “Voorheen maakten onze intercedenten kopieën van identiteitsbewijzen en right-to-work-documenten en uploadden ze die naar het DataChecker-systeem. Daarna moesten ze een tijdje wachten op de uitslag. Inmiddels gaat dat een stuk vlugger en efficiënter.”
Medewerkers drukken nu op een knop in Kentro, het uitzend- en backofficesysteem dat Timing gebruikt. De kandidaat krijgt dan meteen een link en doorloopt het verificatieproces zelfstandig, bijvoorbeeld op de eigen telefoon. Dit proces bestaat uit toegankelijke, logisch opgebouwde en helder uitgelegde stappen. “Kandidaten worden technologisch aan de hand meegenomen. Daardoor is het een fluitje van een cent om de juiste informatie en documenten aan te leveren.”
Intercedenten van Timing hoeven niet meer na te denken over het verificatieproces: dat verloopt nu volledig digitaal en consistent. En zijn er toch vragen? Dan is DataChecker meteen beschikbaar per chat en telefoon – voor zowel de intercedent als de kandidaat. “Door de digitalisering van het proces maken kandidaten minder fouten, hoeven ze niet meer langs te komen en kunnen ze eerder starten”, zegt Bosveld. “Onze intercedenten kunnen zo meer tijd besteden aan hun kerntaak: de juiste match vinden tussen klanten en kandidaten.”
Brede ondersteuning
DataChecker signaleert afwijkingen en mogelijke fraude, om die signalen vervolgens overzichtelijk terug te koppelen aan Timing. “En dat is niet de enige manier waarop DataChecker ons ontzorgt”, vertelt Bosveld. “Het kan veel tijd, energie en geld kosten om andere systemen aan Kentro te koppelen. Maar met DataCheckers platform was die koppeling zó gemaakt en is de aansluiting naadloos. Dat komt omdat zij nauw samenwerken met Pivoton, de leverancier van ons systeem – zoals ze met meerdere leveranciers samenwerken.”
Bosveld is verder erg te spreken over de flexibiliteit van DataChecker. “Zo zijn ze op ons verzoek ook buiten kantoortijden controles gaan uitvoeren. En hielpen ze ons om intercedenten duidelijk te maken wat ze mochten verwachten van het verificatieproces. Zeker toen deze medewerkers de opdracht kregen om meer kandidaten te plaatsen, ontstonden er veel vragen over het tempo van verificatie en de criteria daarvoor. Samen met DataChecker communiceerden we daar helder over, waardoor het aantal vragen afnam.”
Toekomstige ontwikkeling
“We merken dat DataChecker echt met ons meedenkt en meewerkt”, concludeert Bosveld. “Dat maakt de samenwerking sterk – net als hun specialistische kennis, innovatieve insteek en integratie met ons systeem.” De komende tijd bouwen Timing en DataChecker hun samenwerking verder uit. “We onderzoeken bijvoorbeeld of de identiteits- en right-to-work-controles van DataChecker ook ingezet kunnen worden voor andere onderdelen van onze organisatie, in het bijzonder de payroll-activiteiten.”
Daarnaast werken Timing en DataChecker aan een verificatieproces dat volledig binnen de eigen omgeving en huisstijl van Timing plaatsvindt. “Als kandidaat merk je dan niet meer dat er een externe partij in het spel is”, zegt Bosveld, die ook op langere termijn kansen ziet.
“Je wilt toe naar een situatie waarin identificatie en verificatie eenvoudiger en herbruikbaarder wordt, zonder in te leveren op veiligheid en compliance. Juist in een markt als Nederland, waar regels complex zijn, kun je controles van identiteit en right to work nog veel slimmer organiseren.” Volgens hem ligt daar een belangrijke volgende stap. “Minder bureaucratie, zonder in te boeten op veiligheid. Dat moet mogelijk zijn. En daar denken we graag met DataChecker over na.”
Wil jij ook zekerheid over compliance?
Ontdek de mogelijkheden op datachecker.nl/right-to-work of vraag een demo aan.