VOG aanvragen als werkgever, digitaal in je onboarding
Zet de VOG-aanvraag klaar zodra je een kandidaat onboardt. Je kiest het screeningsprofiel dat bij de functie past, de kandidaat rondt de aanvraag af met DigiD en jij ziet per kandidaat hoe ver de aanvraag is.
ISO 27001 gecertificeerd, verwerking binnen de EUIn hetzelfde platform als je ID-verificatie en Right to Work, zodat je per kandidaat één overzicht hebt.
Een VOG aanvragen is niet hetzelfde als hem rond hebben
Een VOG klaarzetten is zo gebeurd. Het werk zit in alles eromheen. Welk screeningsprofiel past bij de functie? Heeft de kandidaat de aanvraag al afgerond? En waar vind je later terug wat er is gebeurd?
Bij een VOG zijn drie partijen betrokken. Jij bepaalt voor welke functie de VOG wordt aangevraagd, de kandidaat rondt de aanvraag af en betaalt, en Justis beoordeelt. DataChecker zorgt dat die stappen op elkaar aansluiten en laat per kandidaat zien hoe ver de aanvraag is.
Vraag je een VOG voor jezelf aan? Dat doe je rechtstreeks bij Justis.
Hoe zet je als werkgever een VOG klaar
Kandidaat invoeren
Naam en e-mailadres, de rest is optioneel.
Screeningsprofiel kiezen
Het profiel bepaalt waarop Justis toetst.
Controleren en versturen
Je ziet de aanvraag nog één keer terug voordat hij weggaat.
Het juiste screeningsprofiel kiezen
Het screeningsprofiel bepaalt naar welke justitiële gegevens Justis kijkt. In het algemene profiel kies je de risicogebieden die bij de functie passen, en die kun je combineren. Het gaat om wat iemand doet, niet om de functietitel. Daardoor heeft ook een kantoorfunctie vaak een VOG nodig. Bron: het overzicht van Justis.
Bekijk alle functieaspecten per gebiedMet de codes zoals je ze in het portaal ziet
- 11Systemen raadplegen of bewerken
- 12Omgaan met gevoelige of vertrouwelijke informatie
- 13Kennis van beveiligingssystemen, controlemechanismen en verificatieprocessen
- 21Omgaan met contante of girale gelden en (digitale) waardepapieren
- 22Budgetbevoegdheid hebben
- 36Productieprocessen bewaken
- 37Beschikken over goederen
- 38Stoffen of objecten voorhanden hebben die bij verkeerd gebruik gevaar opleveren
- 41Diensten verlenen zoals advies, beveiliging, schoonmaak, catering en onderhoud
- 43Diensten verlenen in iemands persoonlijke leefomgeving
- 53Beslissen over offertes, onderhandelen, contracten afsluiten en aanbestedingen doen
- 61Machines, apparaten, voertuigen of luchtvaartuigen onderhouden, ombouwen of bedienen
- 62Vervoer van goederen, post en pakketten
- 63Vervoer van personen
- 71Vanuit de functie mensen of (een deel van) de organisatie aansturen
- 84Zorg voor minderjarigen
- 85Zorg voor hulpbehoevende mensen, zoals ouderen en mensen met een beperking
- 86Kinderopvang, alleen in combinatie met andere aspecten
- 91Werken in een havengebied
Status per kandidaat volgen
Een VOG-aanvraag ligt eerst bij de kandidaat en daarna bij Justis. Je wilt niet hoeven navragen hoe ver de aanvraag is, je wilt het kunnen zien. In het overzicht Openstaand staat elke aanvraag met zijn status, tussen je andere verificaties.
Wat kost een VOG en wie betaalt
Een VOG kent twee kostenposten die los van elkaar staan. De leges zijn voor Justis en worden door de overheid vastgesteld. Daarnaast betaal je DataChecker voor het klaarzetten en volgen van de aanvraag in je onboarding.
Voor welke sectoren
Zorgaanbieders moeten zich vergewissen van het functioneren van nieuwe zorgverleners, ook van uitzendkrachten. Verleent een instelling Wlz-zorg, of is het een ggz-instelling waar cliënten overnachten, dan hoort daar een VOG bij.
- Justis heeft een eigen profiel voor de zorg: Gezondheidszorg en welzijn van mens en dier. Dat sla je op als standaardpakket voor je zorgfuncties.
- Bij wisselende diensten en snelle instroom van flexkrachten houdt de VOG de startdatum niet op.
- De VOG staat naast ID-verificatie en Right to Work in één dossier per zorgverlener.
Wie met kinderen werkt, heeft een VOG nodig. Voor het onderwijs heeft Justis een eigen profiel. In de kinderopvang vink je in het algemene profiel het aspect kinderopvang aan, samen met de zorg voor minderjarigen.
Je plaatst kandidaten bij opdrachtgevers die elk hun eigen eisen hebben. Per functie kies je het profiel dat de opdrachtgever vraagt, en per kandidaat zie je hoe ver de VOG is.
Beveiligers krijgen toegang tot panden, goederen en informatie van anderen. In het algemene profiel valt beveiliging onder dienstverlening. Vaak combineer je dat met informatie of goederen, afhankelijk van de opdracht.
Voor functies op en rond luchthavens heeft Justis een eigen profiel: Burgerluchtvaartbeveiliging. Dat is afgestemd op werken in het beveiligde deel van een luchthaven.
Een VOG hangt niet aan een sector, maar aan wat iemand in de functie doet. In het algemene profiel kies je de aspecten die bij de rol passen, van geld en informatie tot vervoer en zorg voor anderen.
Leg ons jouw situatie voorVOG combineren met ID-verificatie
Een VOG zegt iets over het justitiële verleden van je kandidaat. Hij laat niet zien wie iemand is, en ook niet of iemand hier mag werken. Die verificaties zet je in hetzelfde platform aan.
Wat klanten er in de praktijk aan hebben
Organisaties die dagelijks vaststellen wie er tegenover ze staat, en die dat later moeten kunnen aantonen.
Een VOG-aanvraag vraagt om zorgvuldige verwerking
Een VOG gaat over het justitiële verleden van je kandidaat. Justis doet de beoordeling, en wat er in de verklaring staat, bepalen jij en wij niet. Wij richten het proces eromheen zo in dat je alleen vastlegt wat je nodig hebt, en dat je later kunt terugvinden wat er is gebeurd.
- Verwerking binnen de EUGegevens blijven binnen de Europese Unie.
- ISO/IEC 27001:2022, gecertificeerd door BSIEen extern getoetst managementsysteem voor informatiebeveiliging.
- Alleen wat nodig isNaam, e-mailadres, functie en profiel. [CHECK PRODUCT: welke VOG-gegevens worden bewaard en hoe lang]
- Verwerkersovereenkomst beschikbaarMet afspraken over toegang, beveiliging en verwijdering.
Je blijft zelf verantwoordelijk voor het doel van de verwerking, de grondslag, de noodzaak, het informeren van je kandidaat en de bewaartermijn die je kiest. Wij helpen je dat in te richten, maar die verantwoordelijkheid nemen we niet over.
Veelgestelde vragen over VOG aanvragen
Wie betaalt de VOG als de werkgever hem klaarzet?
Zet de werkgever de aanvraag digitaal klaar, dan betaalt de kandidaat de leges zelf via iDEAL. Volgens Justis kost dat € 33,85, vrijgesteld van btw. Via de gemeente betaal je € 41,35. Wil je de kosten vergoeden, dan spreek je dat met je kandidaat af. Voor het klaarzetten, volgen en controleren betaal je DataChecker, vanaf € 3,50 per aanvraag.
Heb ik eHerkenning nodig om een VOG klaar te zetten?
Wie zelf bij Justis een VOG klaarzet, logt in op MijnJustis met eHerkenning op niveau 2+ en een machtiging voor de VOG-aanvraag. Via DataChecker start je de aanvraag in het portaal of via de API, en zetten wij hem door naar Justis. [CHECK PRODUCT: heeft de werkgever daarvoor nog eigen eHerkenning of een machtiging nodig?]
Hoe lang duurt een VOG-aanvraag?
De doorlooptijd bepaalt Justis, niet DataChecker. Wat je wel in de hand hebt, is het deel ervoor. De aanvraag staat snel klaar, de kandidaat krijgt meteen een e-mail en je ziet wanneer hij heeft afgerond. Blijft het stil, dan stuur je een herinnering.
Welk screeningsprofiel kies ik?
Dat hangt af van wat iemand in de functie doet. Het algemene profiel heeft negen risicogebieden, van informatie en geld tot personen en locaties, en je kunt er meerdere kiezen. Voor sectoren als zorg, onderwijs en luchtvaart heeft Justis een specifiek profiel. Via DataChecker vraag je elk van deze profielen aan. Op de pagina over screeningsprofielen van Justis staat per gebied wat eronder valt.
Hoe controleer je een VOG op echtheid?
Vraag je de VOG aan via DataChecker, dan uploadt de kandidaat hem na ontvangst in een beveiligde omgeving. Wij controleren digitale en papieren VOG’s op echtheid, volledigheid en geldigheid en leggen de uitkomst vast. Zelf controleren kan ook: een digitale VOG met de originele pdf via validatie.nl, een papieren VOG aan de hand van echtheidskenmerken zoals watermerk en hologram. Justis legt dat uit op de pagina controleren van de VOG.
Kan ik VOG-aanvragen voor meerdere kandidaten klaarzetten?
Ja. Je start per kandidaat een aanvraag, in het portaal of via de API vanuit je eigen systeem, en met een opgeslagen standaardpakket per functie gaat dat snel. Herinneringen gaan automatisch, vier weken lang elke week, en alle lopende aanvragen staan samen in één overzicht. [CHECK PRODUCT: kunnen aanvragen ook in bulk worden klaargezet?]
Wat is het verschil tussen een VOG en ID-verificatie?
Een VOG zegt iets over het justitiële verleden van een kandidaat, gemeten aan de functie. ID-verificatie stelt vast wie iemand is, en Right to Work of hij in Nederland mag werken. Je zet ze in hetzelfde platform aan, zodat je per kandidaat één overzicht hebt.
Zie het draaien op jouw eigen VOG-aanvragen
In dertig minuten laat een van onze specialisten zien hoe je een VOG klaarzet, een screeningsprofiel kiest en per kandidaat de status volgt, naast je ID-verificatie en Right to Work.
Vul je gegevens in, dan nemen we contact op om een moment te plannen dat jou uitkomt.
