Personeel screenen op
identiteit en werkrecht
Voor HR-teams die personeel screenen op de twee dingen die voor de eerste werkdag vast moeten staan. Wie iemand is, en of die persoon hier mag werken. In minuten, vanaf de telefoon van de kandidaat, met een dossier dat je later kunt aantonen.
500+
Gekoppeld aan AFAS via checkX, Mysolution, HelloFlex, Pivoton, NoCore, Easyflex en Ubeeo. Andere systemen via ons API of SDK.
Nieuwe medewerker
Inhuur via bureau
Hercontrole op locatie
Drie vragen die vóór de eerste werkdag beantwoord moeten zijn
De Nederlandse Arbeidsinspectie omschrijft het zo: de werkgever controleert het identiteitsbewijs van werknemers op echtheid en geldigheid op het moment dat zij in dienst treden (bron: Nederlandse Arbeidsinspectie, stand per september 2026).
Een kopie of een rijbewijs volstaat daarbij niet. Op een rijbewijs staat geen nationaliteit, dus je kunt er de derde vraag niet mee beantwoorden.
Bij de meeste HR-teams hangt die derde vraag aan iemands geheugen in plaats van aan het proces. Daar gaat het mis, niet bij de eerste twee.
De controle komt vaker terug dan bij indiensttreding
Bij indiensttreding ligt de wettelijke verplichting, en daar hebben de meeste HR-teams het ook belegd. Dezelfde vraag komt daarna nog vier keer terug.
Dezelfde plicht, andere druk
Identiteit en werkrecht vaststellen geldt voor elke werkgever. Wat verschilt is wie er langskomt om het te controleren, en hoe vaak.
Schoonmaak en facilitair
Het Keurmerk Schoon rust op NEN 4400-1. Daarin wordt getoetst op identiteitscontrole en op de vraag of iemand gerechtigd is tot arbeid, twee keer per jaar.
Zorg
Hoog verloop en veel inhuur via bureaus en ZZP. Meerdere werkgevers in één dossier, dus niet altijd duidelijk wie welke controle deed.
VOG bij indiensttredingBouw en installatie
Fouten verderop in de keten komen terug bij de opdrachtgever. Wie op de bouwplaats staat is niet altijd wie er op papier staat.
Wet ketenaansprakelijkheidLogistiek en fulfilment
Piekvolumes, snelle instroom en veel medewerkers die je nooit fysiek ziet. De controle moet het tempo van de operatie bijhouden.
Bekijk de pagina LogistiekHoreca
Wisselend personeel, korte contracten en veel internationale medewerkers. De Arbeidsinspectie controleert hier gericht op illegale tewerkstelling.
Wet arbeid vreemdelingenRetail
Veel bijbanen en eerste banen. De identificatieplicht geldt vanaf 14 jaar, en juist daar ontbreekt vaker een geldig document.
Wet op de identificatieplichtNiet elke controle is meteen rond
Een onscherpe foto, een chip die niet uitleest, een verblijfsdocument dat de functie niet dekt. Dan komt er een mens aan te pas.
Eén link, drie stappen, één dossier
Je stuurt de kandidaat een link. Wat daarna gebeurt loopt vanzelf door, tot aan een dossier dat je kunt overleggen.
Uitnodigen
Eén link naar de kandidaat.
Controleren
De controles lopen automatisch.
Vastleggen
Het dossier bouwt zichzelf op.
Wat organisaties met veel personeel ervaren
Organisaties die dagelijks met grote aantallen mensen werken, en die het dossier op orde moeten hebben.
Identiteitsgegevens vragen om zorgvuldige verwerking
Een identiteitscontrole raakt aan de gevoeligste gegevens die een HR-afdeling verwerkt. Documentnummers, gezichten, verblijfstitels. Hoe minder daarvan los blijft rondslingeren in mailboxen en gedeelde mappen, hoe kleiner het risico.
Twee onafhankelijke audits onderbouwen hoe wij daarmee omgaan. DataChecker is ISO 27001 gecertificeerd en gecertificeerd tegen het UK Digital Identity and Attributes Trust Framework. Beide worden getoetst door BSI.
Dat ondersteunt je eigen inrichting, maar neemt die niet over. Als opdrachtgever bepaal je zelf het doel, de grondslag, de noodzaak en de bewaartermijn, en je blijft zelf verantwoordelijk voor de informatieplicht richting je medewerkers.
- ISO 27001 gecertificeerde organisatie
- Verwerking en opslag binnen de EU
- Privacy by design en dataminimalisatie als uitgangspunt
- 48 uur standaard bewaartermijn bij DataChecker
- Audittrail per verificatie, op aanvraag beschikbaar
- Minder losse kopieën in mailboxen en gedeelde mappen
- Privacy by design
- EU-verwerking
- Audittrail op aanvraag
- 48 uur bewaartermijn
Veelgestelde vragen van HR-teams
Mag ik een kopie van het identiteitsbewijs bewaren in het personeelsdossier?
Bij de controle zelf niet. Een kopie geldt niet als identiteitsbewijs om vast te stellen of iemand voor je mag werken, daarvoor moet het originele document worden getoond. Voor het dossier daarna gelden andere regels: neem je iemand in loondienst, dan hoort een kopie in de loonadministratie en geldt een bewaartermijn van vijf jaar na het kalenderjaar waarin die persoon uit dienst ging. Huur je iemand in, dan mag je juist géén kopie bewaren, tenzij de arbeidskracht van buiten de EER of Zwitserland komt (bron: Ondernemersplein, stand per september 2026).
Wat is het verschil tussen identiteitscontrole en pre employment screening?
Identiteitscontrole stelt vast wie iemand is en of die persoon hier mag werken. Pre employment screening is breder en kijkt naar zaken als diploma’s, arbeidsverleden en referenties. Het verschil zit in de status: het eerste is een wettelijke verplichting met een deadline vóór de eerste werkdag, het tweede is voor de meeste functies een keuze van de werkgever.
Hoelang duurt een controle?
Enkele minuten, op de telefoon van de kandidaat zelf. De automatische controles komen binnen seconden na indienen terug. Wat de doorlooptijd in de praktijk bepaalt is niet de software maar hoe snel iemand de link opent. Komt er geen automatisch uitsluitsel, dan komt daar de beoordeling door een document reviewer bij.
Wat moet ik controleren bij een medewerker uit het buitenland?
Naast de identiteit ook het werkrecht. Voor mensen met de Nederlandse nationaliteit en voor personen uit de EER en Zwitserland volstaat de nationaliteit op het identiteitsbewijs. Voor anderen staat op de achterkant van het verblijfsdocument of en onder welke voorwaarden zij in Nederland mogen werken. Staat daar niets over, dan mag die persoon niet voor je werken. Lees meer op de pagina over de Wet arbeid vreemdelingen.
Werkt dit samen met ons HR- of ATS-systeem?
Er zijn bestaande koppelingen met onder meer AFAS via checkX, Mysolution, HelloFlex, Pivoton, NoCore, Easyflex en Ubeeo. Andere systemen sluiten aan via API of SDK, zodat de verificatie start vanuit het systeem waar je toch al werkt. Een overzicht staat op de pagina Partners en integraties.
Welke documenten kunnen gecontroleerd worden?
Paspoorten, identiteitskaarten, rijbewijzen en verblijfsdocumenten uit meer dan 200 landen. Documenten met een NFC-chip worden rechtstreeks uit de chip gelezen, wat betrouwbaarder is dan het lezen van de bedrukte zijde. Let op dat een rijbewijs weliswaar een erkend identificatiemiddel is, maar niet volstaat voor de verificatieplicht, omdat er geen nationaliteit op staat.
Wie beoordeelt een controle die niet automatisch rond komt?
Een document reviewer van DataChecker. Het beoordelingsproces is een combinatie van automatische en handmatige beoordeling. Kan er geen automatisch uitsluitsel worden gegeven, dan gaat de zaak naar een reviewer en zit er een mens in de lus. Je krijgt de uitkomst terug met de onderbouwing erbij. Wat je met die uitkomst doet, blijft een beslissing van je eigen organisatie.
Zie het draaien op je eigen aannameproces
Laat je gegevens achter, dan lopen we samen een verificatie door met de documenten en landen die bij jou daadwerkelijk langskomen. Dertig minuten, online, geen presentatie.
Vul je gegevens in, dan nemen we contact op om een moment te plannen dat jou uitkomt.
