Verificatie in de zorg,
zo voldoe je aan de vergewisplicht
De vergewisplicht vraagt meer dan een VOG in het personeelsdossier. Je wilt zeker weten wie er bij je cliënten komt, of diegene hier mag werken en of de VOG echt bij deze persoon hoort. DataChecker verifieert identiteit, werkrecht en VOG van nieuwe zorgmedewerkers en zzp’ers, en levert het resultaat in één verificatierapport.
500+
Koppel met je eigen HR-, planning- of flexplatform via onze API of SDK, zoals HappyNurse deed.
VerpleegkundigeHelpende niveau 2Zzp'er, begeleider
Wat is de vergewisplicht
De vergewisplicht staat in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Neem je een nieuwe zorgverlener aan, dan ga je als zorgaanbieder eerst na hoe diegene in het verleden heeft gefunctioneerd. Dat geldt ook voor uitzendkrachten en zzp’ers die bij jou zorg verlenen.
De Rijksoverheid noemt daarvoor vier manieren: navraag bij eerdere werkgevers, het BIG-register, navraag bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) en een Verklaring Omtrent het Gedrag. Alleen een VOG is volgens de overheid te mager. Lees de uitleg van de Rijksoverheid.
In de langdurige zorg (Wlz) en de ggz met verblijf is een VOG voor nieuwe medewerkers sinds 2016 verplicht. Bij de start van het werk mag die niet ouder zijn dan drie maanden.
Vier manieren om je te vergewissen, en wie wat doet
De Rijksoverheid noemt vier bronnen. DataChecker neemt het deel over dat bij elke nieuwe medewerker terugkomt: de VOG, en de identiteit die eronder ligt. De andere stappen blijven bij jou.
Je zet de aanvraag klaar met het juiste screeningsprofiel. De kandidaat rondt af bij Justis, daarna wordt de VOG gecontroleerd op echtheid, volledigheid en geldigheid.
Over de VOG check →Is de zorgverlener ingeschreven, en geldt er een tuchtmaatregel? Dat zoek je op in het openbare BIG-register, op BIG-nummer of op naam en beroep.
Naar het BIG-register →Vraag een vorige werkgever hoe iemand heeft gefunctioneerd. Leg vast met wie je hebt gesproken, wanneer, en wat eruit kwam.
Twijfel je over iemand, dan kun je navraag doen bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Ook dat is een van de manieren die de overheid noemt.
Rijksoverheid over de vergewisplicht →Een VOG, een BIG-inschrijving of een referentie zegt pas iets als vaststaat dat die hoort bij de persoon die voor je staat.
Waar de vergewisplicht speelt
De plicht geldt voor elke zorgaanbieder onder de Wkkgz. Waar de VOG verplicht is en wie er binnenkomt, verschilt per zorgsoort.
ZiekenhuizenVerpleegkundigen, specialisten en ondersteunend personeel, vaak ook via bureaus. Bij BIG-geregistreerde beroepen hoort het register bij je vergewisplicht.
ID-verificatieRight to Work
Ouderenzorg en VVTMedewerkers komen dagelijks bij kwetsbare ouderen. Voor nieuwe medewerkers in de langdurige zorg is een VOG verplicht, niet ouder dan drie maanden.
ID-verificatieVOG check
GehandicaptenzorgDe IGJ toetst hier gericht op de VOG, en kijkt daarbij ook naar zzp'ers en uitzendkrachten die zorg verlenen.
ID-verificatieVOG check
GgzBij ggz met verblijf is een VOG voor nieuwe medewerkers verplicht. De vergewisplicht geldt in de hele ggz.
ID-verificatieVOG check
Thuiszorg en wijkverplegingJe medewerker staat er alleen voor, achter de voordeur van de cliënt. Dan wil je vooraf zeker weten wie er aanbelt.
ID-verificatieVOG check
Zorgflex en detacheringEen flexbureau zet dezelfde professional in bij verschillende opdrachtgevers. De verificatie moet overeind blijven bij elke nieuwe inzet.
ID-verificatieRight to WorkDigital IDIdentiteit, werkrecht en VOG, in één doorloop
Drie controles die bij elke nieuwe zorgmedewerker horen. Ze lopen via één link en leveren samen één verificatierapport op, in plaats van losse stappen die je apart moet bewaken.
ID-verificatie
De medewerker scant zijn document met zijn eigen telefoon. Echtheidskenmerken en de NFC-chip worden gelezen, en een live selfie wordt vergeleken met de foto in het document.
- Paspoorten, ID-kaarten, rijbewijzen en verblijfsdocumenten uit meer dan 200 landen
- Controle op manipulatie en deepfakes bij de selfie
- Geen scanner op de afdeling en geen kopie in een mailbox
Right to Work
Bij medewerkers van buiten Nederland de vraag die het vaakst blijft liggen. Nationaliteit, verblijfstitel en de aantekening over arbeid worden beoordeeld, en de uitkomst komt met onderbouwing in het verificatierapport.
- Werkt voor medewerkers uit de EER en van daarbuiten
- Geen automatisch uitsluitsel gaat naar een document reviewer
- Per medewerker een verificatierapport van wat is gecontroleerd en wanneer
Zzp'ers en flexkrachten in de zorg
Ook wie via een bureau, een platform of als zzp'er bij je werkt, valt onder je vergewisplicht. En vaak moet het rond zijn voor een dienst die morgen begint.
- 1Het rooster heeft morgen een gat, en het bureau stuurt een naam.
- 2Er komt een kopie van een ID-bewijs en een VOG mee in de mail.
- 3Niemand weet zeker of die twee bij dezelfde persoon horen.
- 4De bestanden blijven daarna in een mailbox staan.
- De professional verifieert zich via één link, op zijn eigen telefoon.
- Identiteit, werkrecht en VOG komen samen in één verificatierapport, bij de juiste persoon.
- Komt dezelfde professional terug, dan begin je met Digital ID niet opnieuw bij nul.
Hoe lang is een VOG geldig in de zorg
Een VOG heeft geen vervaldatum. Wat telt is de afgiftedatum: bij de start van het werk mag de VOG niet ouder zijn dan drie maanden. Of je daarna opnieuw om een VOG vraagt, leg je vast in je eigen beleid.
Verzorgende IG, ouderenzorgRond voordat iemand bij je cliënten komt
Van uitnodiging tot vastlegging, voor een nieuwe medewerker in dienst, een flexkracht of een zzp'er. Ook als de eerste dienst morgen begint.
Uitnodigen voor de eerste dienst
Eén link naar de nieuwe medewerker, en de VOG-aanvraag tegelijk klaargezet.
Verifiëren
Identiteit en werkrecht via de eigen telefoon, daarna de VOG.
Bewijs voor je vergewisplicht
Per medewerker zie je wat er is gecontroleerd en wanneer.
Je dossier bij toezicht van de IGJ
De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd kijkt of je de vergewisplicht aantoonbaar hebt ingevuld. Dan telt niet alleen de uitkomst, maar ook hoe die tot stand kwam en wie er besliste.
Het document wordt gelezen, de chip uitgelezen, het gezicht vergeleken en het werkrecht beoordeeld. Dat gebeurt geautomatiseerd, zonder dat iemand van jouw team hoeft mee te kijken.
uitsluitsel
Een beschadigd document, een zeldzaam verblijfsdocument, een opname die net niet goed genoeg is. Dan beoordeelt een getrainde reviewer de zaak en geeft aan waarop dat oordeel rust.
onderbouwing
De uitkomst komt met onderbouwing terug in je eigen systeem. In het verificatierapport staat wat er is gecontroleerd en wanneer. Of iemand bij je cliënten aan de slag gaat, bepaal jij.
Welke verificaties zijn uitgevoerd, wat ze opleverden en wanneer, en of er een reviewer aan te pas kwam. Samen met je eigen vastlegging van de BIG-check en de referenties laat dat zien hoe je de vergewisplicht hebt ingevuld. Bij de VOG kijkt de IGJ onder meer of de afgiftedatum binnen drie maanden voor de start ligt, zo blijkt uit het toetsingskader van de IGJ.
Zorg en flex over DataChecker
Organisaties die dagelijks nieuwe mensen laten starten, en die hun dossier op orde moeten hebben.
Veelgestelde vragen over de vergewisplicht
Wat betekent de vergewisplicht?
De vergewisplicht betekent dat je als zorgaanbieder nagaat hoe een nieuwe zorgverlener in het verleden heeft gefunctioneerd, voordat diegene bij jou zorg verleent. De plicht staat in artikel 4 van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en geldt voor elke zorgaanbieder.
Geldt de vergewisplicht ook voor zzp'ers en uitzendkrachten?
Ja. Ook wie niet bij je in dienst is maar wel bij jou zorg verleent, valt eronder, bijvoorbeeld via een uitzendbureau, een flexplatform of als zzp’er. Voor vrijwilligers en stagiairs is een VOG volgens de toelichting bij de wet niet verplicht, al mag je er wel om vragen.
Is een VOG genoeg om aan de vergewisplicht te voldoen?
Nee. Een VOG zegt alleen iets over justitiële gegevens die relevant zijn voor de functie. De Rijksoverheid noemt daarnaast navraag bij eerdere werkgevers, het BIG-register en navraag bij de IGJ. En een VOG zegt pas iets als vaststaat dat hij hoort bij de persoon die voor je staat. Daarom begint DataChecker bij de identiteit.
Hoe lang is een VOG geldig in de zorg?
Bij de start van de werkzaamheden mag de afgiftedatum van de VOG maximaal drie maanden oud zijn. Een VOG zelf heeft geen vervaldatum. Of je tijdens het dienstverband opnieuw om een VOG vraagt, leg je vast in je eigen beleid.
Wanneer krijg je geen VOG in de zorg?
Justis weigert een VOG als er binnen de terugkijktermijn een strafbaar feit is dat relevant is voor het risico van de functie. De standaard terugkijktermijn is vier jaar. Bij seksuele misdrijven en terroristische delicten is die onbeperkt. Justis weegt daarbij ook de ernst en de omstandigheden mee. Meer daarover lees je bij Justis.
Hoe controleer je het BIG-register van een verpleegkundige?
In het openbare BIG-register zoek je op BIG-nummer, of op naam en beroep, of een verpleegkundige is ingeschreven. Daar zie je ook of er een tuchtmaatregel geldt. Deze stap doe je zelf. Leg vast wanneer je het register hebt geraadpleegd en wat je zag.
Wat wil de IGJ zien in je dossier?
Dat je per medewerker kunt laten zien hoe je je hebt vergewist. Bij de VOG kijkt de IGJ onder meer of die er is en of de afgiftedatum binnen drie maanden voor de start ligt. Met DataChecker heb je per medewerker een verificatierapport van identiteit, werkrecht en VOG, met een tijdstip per stap. Je eigen stappen, zoals de referenties en de BIG-check, leg je daarnaast vast.
Zie het draaien op je eigen onboarding van zorgpersoneel
Laat je gegevens achter, dan lopen we samen een verificatie door met de documenten die bij jouw zorgmedewerkers en zzp’ers langskomen. Dertig minuten, online, geen presentatie.
Vul je gegevens in, dan nemen we contact op om een moment te plannen dat jou uitkomt.
