WETGEVING UITGELEGD
Wet op de Identificatieplicht (WID)
De WID verplicht iedereen vanaf 14 jaar om zich met een geldig identiteitsbewijs te kunnen identificeren. Op de werkvloer betekent dat: je stelt de identiteit van elke werknemer vast vóór de eerste werkdag, en je kunt later aantonen dat je dat hebt gedaan.
Wat is de WID?
De WID staat voor de Wet op de identificatieplicht. Sinds 1 januari 2005 geldt in Nederland de uitgebreide identificatieplicht: iedereen van 14 jaar en ouder moet op verzoek van een bevoegd persoon een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen.
Op de werkvloer gaat het verder dan tonen alleen. Een werknemer moet zich vóór het aangaan van de arbeidsovereenkomst identificeren, en de werkgever moet die identiteit controleren en vastleggen. In dat onderscheid tussen tonen en controleren-en-bewaren begint de werkgeversverplichting.
De WID vormt de basis onder vrijwel elke andere vorm van personele naleving. Zonder een vastgestelde identiteit kun je niet aantonen dat je voldoet aan de Wet Arbeid Vreemdelingen, en loopt je verificatie in het kader van Know Your Employee vast bij stap één.
1,5 mln+
verificaties per jaar
Betrouwbare identiteits- en documentcontrole op grote schaal, voor organisaties die zekerheid nodig hebben over wie er werkt.
14 jaar
wettelijke identificatieplicht vanaf deze leeftijd
200+
landen wereldwijd gedekt
48 uur
standaard bewaartermijn bij DataChecker
ISO 27001
gecertificeerde informatiebeveiliging
Welke documenten gelden bij indiensttreding.
Niet elk identiteitsbewijs voldoet voor de werkgeverscontrole. Het verschil zit in de nationaliteit en verblijfsstatus, die op sommige documenten ontbreken.
WEL GELDIG
Geschikt voor de verificatieplicht
- Nederlands paspoort of identiteitskaart
- Paspoort of ID-kaart uit een EER-land
- Vreemdelingen- of verblijfsdocument
- Paspoort buiten EER met geldige verblijfssticker
NIET GELDIG BIJ INDIENSTTREDING
Wel geldig op de werkplek, niet bij indienst
- Rijbewijs (geen nationaliteit vermeld)
- Verklaring van de Belastingdienst met BSN
Tijdens het werk zelf geldt een Nederlands of Europees rijbewijs wél als geldig identiteitsbewijs. Het verschil zit alleen in de controle bij indiensttreding.
Wat de WID van werkgevers vraagt.
De identificatieplicht vertaalt zich voor werkgevers naar drie concrete taken. Samen vormen ze de kern van wat je bij een controle moet kunnen aantonen.
Verificatieplicht
Stel de identiteit van elke werknemer vast aan de hand van een geldig en origineel identiteitsbewijs, vóór de eerste werkdag. Een kopie of foto volstaat niet voor de vaststelling zelf.
Bewaarplicht
Bewaar een kopie van het identiteitsbewijs in de administratie. Voor uitzendkrachten geldt een bewaartermijn die de werkgever moet aanhouden, ook na afloop van het dienstverband.
Zorgplicht
Zorg dat werknemers hun identiteitsbewijs op de werkplek kunnen tonen bij een controle. Als werkgever heb je er belang bij dat dit op orde is, want bij illegale tewerkstelling lig je zelf onder het vergrootglas.
Let op het onderscheid in de bewaarplicht: de wettelijke bewaartermijn van de kopie ligt bij de werkgever. DataChecker bewaart gevoelige documenten zelf standaard maar 48 uur, tenzij anders afgesproken, juist om de hoeveelheid opgeslagen identiteitsgegevens te minimaliseren.
Waar het misgaat met de identificatieplicht.
De meeste organisaties weten dát ze moeten identificeren. Waar het misgaat, is in de uitvoering: een kopie die incompleet is, een document dat niet op echtheid is gecontroleerd, of een dossier dat bij een inspectie niet snel terug te vinden is.
Bij uitzendwerk en inleen wordt het complexer. Wie feitelijk de identiteit vaststelt en wie het dossier bewaart, ligt niet altijd vast. Juist daar grijpt de Arbeidsinspectie op in, omdat de opdrachtgever medeverantwoordelijk is voor wie er op de vloer staat.
Een sluitende eerste controle met ID-verificatie en een aantoonbaar dossier nemen precies dat risico weg.
RISICO'S BIJ ONVOLDOENDE CONTROLE
- Boete bij illegale tewerkstelling
- Medeverantwoordelijkheid als opdrachtgever in de keten
- Onvolledig dossier bij een inspectiecontrole
- Reputatieschade en verlies van certificering
Identiteit vaststellen en vastleggen.
De WID vraagt om een vastgestelde identiteit en een aantoonbaar dossier. DataChecker maakt van die verplichting een proces dat klopt en dat je kunt laten zien.
VASTSTELLEN WIE IEMAND IS
ID-verificatie
Controleer een identiteitsbewijs op echtheid met documentcontrole, gezichtsvergelijking en liveness-detectie. Daarmee onderschep je vervalste documenten en deepfakes al bij de eerste verificatie, voordat iemand op de loonlijst komt.
Waar het past: indiensttreding, onboarding van uitzendkrachten, en elk moment waarop je zeker moet weten dat een document echt is en bij de persoon hoort.
HERBRUIKBAAR MAKEN
Digital ID
Leg het verificatieresultaat vast als een herbruikbare digitale identiteit. Zo hoef je niet bij elke shift opnieuw te controleren, maar heb je wel altijd hetzelfde bewijs aan dezelfde persoon gekoppeld.
Ook relevant bij de WID: controleer met Right to Work of iemand in Nederland mag werken, en stroomlijn het hele instroomproces met Digitale Onboarding.
ORGANISATIES DIE MET DATACHECKER IDENTITEITEN VASTSTELLEN
Hoe organisaties grip houden op identiteit.
Organisaties in uitzendwerk, logistiek en vervoer gebruiken DataChecker om vast te stellen wie er werkt en dat aantoonbaar vast te leggen.
PostNL vindt in DataChecker een veilige partner in ketenaansprakelijkheid. We werken dagelijks naar volle tevredenheid met de systemen om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen rondom inleenpersoneel.
PostNL
Pakket- en postbezorging
Ketenaansprakelijkheid en het juist identificeren van inleenpersoneel zijn ook voor vervoersbedrijven een issue. Met DataChecker voldoen we volledig aan wet- en regelgeving.
RET Rotterdam
Openbaar vervoer Rotterdam
We hebben echt grip op wie hier mag werken, ook vanuit het buitenland.
Carriere Uitzendbureau
Internationale uitzendkrachten
We moesten een inhaalslag maken in klantidentificatie en -verificatie. En dat zijn we nu samen met DataChecker aan het doen.
Devrim Demirbas
Director Retail, Anadolubank
Vragen over de identificatieplicht.
Staat je vraag er niet tussen? Neem vooral contact met ons op.
Wat is de WID?
De WID is de Wet op de identificatieplicht. Die verplicht iedereen vanaf 14 jaar om op verzoek een geldig identiteitsbewijs te tonen. Voor werkgevers betekent het dat je de identiteit van een werknemer vaststelt voor de eerste werkdag en dat kunt aantonen.
Sinds wanneer geldt de identificatieplicht?
De uitgebreide identificatieplicht geldt sinds 1 januari 2005. Sindsdien moet iedereen van 14 jaar en ouder zich op verzoek van een bevoegd persoon kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs.
Welke documenten zijn geldig als identiteitsbewijs?
Een geldig paspoort, een Nederlandse of Europese identiteitskaart, en een vreemdelingen- of verblijfsdocument. Een rijbewijs geldt op de werkplek wel als identiteitsbewijs, maar niet bij de controle bij indiensttreding, omdat er geen nationaliteit op staat.
Wat is een WID-nummer?
In de praktijk duikt de term “WID-nummer” geregeld op, maar de wet kent geen apart WID-nummer. Wat mensen bedoelen is het documentnummer van het identiteitsbewijs zelf: het paspoort- of ID-kaartnummer dat je vastlegt bij de identiteitscontrole. Dat nummer hoort, samen met het type document en de geldigheidsdatum, in je administratie.
Wil je weten welke gegevens je wél en niet mag vastleggen en bewaren? Dat valt onder de privacyregels die ook bij ID-verificatie gelden. Daarover verderop meer.
Welke verplichtingen heeft een werkgever onder de WID?
Een werkgever moet de identiteit vaststellen aan de hand van een origineel en geldig identiteitsbewijs, een kopie bewaren in de administratie, en ervoor zorgen dat werknemers hun document op de werkplek kunnen tonen bij een controle.
Is een rijbewijs een geldig identiteitsbewijs?
Een rijbewijs is wel een geldig identiteitsbewijs op de werkplek, maar niet voor de identiteitscontrole bij indiensttreding. Op een rijbewijs staat geen nationaliteit of verblijfsstatus, en die heeft de werkgever nodig om werkrecht te kunnen beoordelen.
Mag je een kopie van een identiteitsbewijs bewaren?
Een werkgever met kopieerplicht, zoals bij uitzendkrachten, mag en moet een kopie van het identiteitsbewijs inclusief BSN bewaren. Het afschermen van het BSN op een kopie geldt vooral voor organisaties die geen wettelijke kopieerplicht hebben.
Hoe lang moet je identiteitsgegevens bewaren?
De kopie van het identiteitsbewijs hoort in de administratie, en voor uitzendkrachten geldt een bewaartermijn die de werkgever aanhoudt. DataChecker bewaart gevoelige documenten zelf standaard maar 48 uur, tenzij anders afgesproken, om de hoeveelheid opgeslagen gegevens te beperken.
Hoe helpt DataChecker bij de identificatieplicht?
DataChecker stelt de identiteit vast met ID-verificatie, legt het resultaat aantoonbaar vast, en kan er met Digital ID een herbruikbare digitale identiteit van maken. Zo voldoe je aan de verificatie- en bewaarplicht en kun je het bij een controle laten zien.
Hoe de WID samenhangt met andere wetten.
De identificatieplicht staat niet op zichzelf. Voor een volledig beeld van je verplichtingen rondom personeel horen deze wetten erbij.
Wet Arbeid Vreemdelingen
Regelt wie in Nederland mag werken. De WID stelt vast wie iemand is, de WAV of die persoon ook werkrecht heeft.
Wwft
Verplicht instellingen tot cliëntenonderzoek. Identiteitsvaststelling is daar de eerste stap, net als bij de identificatieplicht voor personeel.
AVG / privacy
Bepaalt hoe je identiteitsgegevens mag vastleggen en bewaren. Werkgevers met kopieerplicht mogen meer vastleggen dan organisaties zonder die plicht.
Identiteit vaststellen zonder gegevens op te stapelen.
Identiteitscontrole betekent dat je gevoelige documenten verwerkt. DataChecker is gebouwd op data-minimalisatie en EU-verwerking, niet op het verzamelen van zoveel mogelijk gegevens.
ISO 27001 gecertificeerd
Onafhankelijk getoetst informatiebeveiligingsbeleid, met jaarlijkse audit op processen, toegang en risicobeheer.
EU-data en AVG-proof
Verwerking en opslag binnen de EU, met privacy by design en data-minimalisatie als uitgangspunt.
48 uur standaard bewaartermijn
DataChecker bewaart gevoelige documenten standaard maar 48 uur, tenzij anders afgesproken. Zo blijft bij een incident de hoeveelheid identiteitsgegevens beperkt.
Stel identiteit vast voordat iemand aan het werk gaat
Voldoe aan de identificatieplicht met een sluitende controle en een dossier dat je bij elke inspectie kunt laten zien.
Plan een vrijblijvende demo in met 1 van onze sales managers
