"Mit DataChecker sind unsere digitalen Aufnahmen jetzt wirklich vollständig".
VVom Gastgewerbe über das Gesundheitswesen bis hin zu Sicherheit und Veranstaltungen - in allen Bereichen, in denen flexible Mitarbeiter eingesetzt werden, ist Poolmanager ein willkommener Partner. "Wir helfen Unternehmen zum Beispiel bei der Automatisierung ihrer Einsätze", sagt Berater Jop Hardonk. "Dank unserer Zusammenarbeit mit DataChecker können sie diese nun noch weiter verbessern."
Die Unterstützung von Poolmanagern geht über das "Intake" oder "Onboarding" hinaus: die Einstellung und Vorbereitung neuer Mitarbeiter. "Wir helfen auch bei allem, was danach kommt, wie Planung, Kommunikation, Vertragserstellung, Zeiterfassung und Zertifikatsverwaltung. Mit unserer Software können unsere Kunden all das rationalisieren." Diese Software eignet sich nicht nur für Unternehmen, die eigene Mitarbeiter suchen, betont Jop, sondern auch für Arbeitsvermittler. "In der Tat hat sich unsere Software dafür entschieden, von einer solchen Agentur zu kommen!"
Vollständiges System
Jop fasst diese Ursprünge kurz zusammen: "Wie jedes Unternehmen benutzte auch das Gastgewerbeunternehmen Verwiel & Wijngaard einst einen großen Papierterminkalender, um seine Mitarbeiter einzuteilen. Die Eigentümer suchten nach einer effizienteren Alternative, konnten aber nirgends eine finden. Dann werden wir eben selbst etwas entwickeln", dachten sie. Diese Idee führte zu einem Vorläufer der Software, die wir heute haben: ein komplettes Workforce-Management-System." Zunächst behielten die Inhaber ihre Software für sich - für den internen Gebrauch. "Aber als sich immer mehr Unternehmen dafür interessiertenbeschloss man, es zu vermarkten. Durch eine neue Schwesterfirma: Poolmanager." Als Berater bei Poolmanager hilft Jop dabei, das digitale Toolset kontinuierlich zu verbessern.
Noch bessere Aufnahme
"Als Pool Manager haben wir uns entschieden, 2023 einen weiteren Schritt in Richtung Effizienz und Qualität zu machen. Wir wollten unseren Kunden ermöglichen, die Aufnahme neuer Mitarbeiter weiter zu digitalisieren. Mit unserem System konnten sie bereits digitale Verträge, Formulare und Terminplanungsmodule nutzen. Aber wir boten noch keine digitale Ausweiskontrolle und Arbeitsrechtsprüfung an. Dafür war es höchste Zeit." Das Gleiche galt für das Fachwissen über diese Prüfungen und Verifizierungen. "Wir wollten auch diese anbieten. Es kommen immer mehr Mitarbeiterschließlich von außerhalb der EU - mit vielen verschiedenen, weniger bekannten Ausweisdokumenten. Außerdem ändern sich die Rechtsvorschriften für Arbeitsgenehmigungen ständig. Fachwissen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre flexiblen Arbeitskräfte die sind, die sie vorgeben zu sein. Und dass sie wirklich in den Niederlanden arbeiten dürfen."
Externes Fachwissen
Das Wissen, die Erfahrung und die weitgehend digitalen Prüfungen von DataChecker waren für Poolmanager ein Glücksfall. "Nach einigen guten Gesprächen haben wir ihre Schecks in unser System integriert. Seit Oktober 2024 können sich unsere Kunden dafür entscheiden. Und das tun immer mehr von ihnen, auch weil wir ihnen die Vorteile klar aufzeigen. Sie kaufen dann die Dienste von DataChecker über uns: Wir sind der 'Wiederverkäufer'." Diese Integration erforderte einige technische Anpassungen zwischen den Systemen von DataChecker und Poolmanager. Und es gab auch ein Pilotprojekt."Aber das ging alles sehr schnell und akribisch", sagt Jop. "Reibungslos, angenehm und effektiv, wie ich die gesamte Zusammenarbeit erlebe. Die Wege sind kurz, wir haben klare Absprachen und DataChecker sagt uns deutlich, wie und wann welche Kontrollen stattfinden."
Digitale Kontrollen
Wie sieht ein Aufnahmeprozess mit DataCheckers-Checks aus? "Potenzielle Mitarbeiter melden sich z.B. über Social Media oder ein Formular auf der Website unseres Kunden. Dank der Software Pool Manager erhalten sie dann automatisch eine Anfrage nach weiteren Daten. Diese E-Mail, ganz im Stil unseres Kunden, enthält dann auch einen Link zum Ausweis- und Arbeitsrechtscheck von DataChecker." Haben die Personen diesen Check ordnungsgemäß bestanden - oder nicht? "Dann lässt DataChecker sie das über unsere Software schön wissen. Außerdem können sieauch andere relevante Informationen weitergeben. Zum Beispiel, wenn Personalausweise oder Arbeitserlaubnisse ablaufen. So kann die Software sofortige Benachrichtigungen für die Planer einrichten, um die Mitarbeiter zu veranlassen, ihre Dokumente rechtzeitig zu erneuern."
Der menschliche Blick
"DataChecker erfüllt die Anforderungen voll und ganz und schafft es gleichzeitig zu überraschen", sagt Jop. "Ich hatte zum Beispiel eine vollständige Automatisierung erwartet. Aber ich habe schnell festgestellt, dass DataChecker nach der digitalen Prüfung auch einen Experten für die Endkontrolle einsetzt. Es gibt also immer ein menschliches Auge. Sehr schön: Das gibt zusätzliche Sicherheit." Dieses menschliche Auge bedeutet, dass die Kontrollen von DataChecker während der Bürozeiten stattfinden. "Wenn Sie eine Prüfanfrage außerhalb der Geschäftszeiten stellen, erhalten Sie am nächsten Arbeitstag eine schnelle Antwort. Bislang hat unserKunden ist das in Ordnung. Aber ich erwäge immer noch, unser Service Level Agreement mit DataChecker zu erweitern, damit sie für einige Kunden 24/7 Prüfungen durchführen können.
Unmittelbare Gewissheit
Jop erklärt, für wen die 24/7-Verfügbarkeit von DataChecker nützlich sein kann. "Einige Organisationen haben einen großen ungeplanten Zustrom. Zum Beispiel in der Festival- und Eventbranche, wo sich manchmal Dutzende von Mitarbeitern in letzter Minute bewerben - außerhalb der Büroarbeitszeiten. Für diese Organisationen ist es wichtig, die Aufnahme schnell abzuschließen, sofort Gewissheit über die Mitarbeiter zu haben und in der Lage zu sein, Folgemaßnahmen zu ergreifen. Für diese Nachbereitung bietet Poolmanager alles, was man braucht, bekräftigt Jop. "Unsere Software wickelt nicht nur die Aufnahme ab, sondern auch dievom ersten Kontaktmoment bis zum Einsatz, aber auch alles danach - von der Poolverwaltung, der Terminplanung und der Kommunikation mit den Mitarbeitern bis zur Zeiterfassung und Vertragsabwicklung. Der gesamte Prozess ist übersichtlich und digital. Das spart enorm viel manuelle Arbeit, Zeit und Geld."
Einen Unterschied machen
"Wir können auch ein interessanter Partner für DataChecker-Kunden sein", so Jop weiter. "Wenn Sie sich bereits auf DataChecker für Ihre ID-Verifizierung verlassen, ist es nur ein kleiner Schritt, auch den Rest Ihres Prozesses digital zu rationalisieren. Gerade in Branchen mit viel Flexibilität - wie dem Gesundheitswesen, der Sicherheit, dem Gastgewerbe oder Veranstaltungen - sind Schnelligkeit und fehlerfreies Arbeiten entscheidend. Hier kann Poolmanager zusammen mit DataChecker einen echten Unterschied machen."
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