NEN 4400-1 en het SNA-keurmerk: zo ben je voorbereid op de inspectie

In dit artikel

• Wat NEN 4400-1 is
• Het SNA-keurmerk en het SNA-register
• Waarom het keurmerk nu zwaarder weegt
• Zo verloopt een inspectie
• Identiteit en werkrecht: wat de inspecteur wil zien
• Checklist: voorbereid op de NEN 4400-1-inspectie
• Identiteit en werkrecht digitaal verifiëren

Wat NEN 4400-1 is

NEN 4400-1 legt vast waaraan een onderneming moet voldoen die arbeid ter beschikking stelt of werk aanneemt: uitzendbureaus, detacheerders, payrollbedrijven en onderaannemers. De kernvraag is of een opdrachtgever erop kan vertrouwen dat deze partij haar verplichtingen nakomt.

Daarom kijkt de norm naar wat in de branche het vaakst misgaat. Loonheffing en omzetbelasting die niet worden afgedragen. Mensen die met een vals of geleend document aan het werk zijn. Medewerkers zonder geldig werkrecht.

NEN 4400-1 geldt voor ondernemingen die in Nederland gevestigd zijn; de huidige versie dateert van 2023. Buitenlandse ondernemingen vallen onder NEN 4400-2, waarvan sinds 1 januari 2026 een nieuwe, risicogerichte versie geldt.

Het SNA-keurmerk en het SNA-register

De Stichting Normering Arbeid (SNA) beheert het keurmerk, met als doel fraude en illegaliteit in de uitzendbranche en bij (onder)aanneming tegen te gaan. De inspecties zelf doen aangewezen inspectie-instellingen, zoals Kiwa.

Na een positieve inspectie word je opgenomen in het SNA-register. Daar controleren opdrachtgevers of een uitlener gecertificeerd is. Let op: wie zich net heeft aangemeld, staat op een aparte lijst en is nog niet gecertificeerd. Volgt er binnen drie maanden geen positief inspectieresultaat, dan verdwijn je van die lijst.

Waarom het keurmerk nu zwaarder weegt

Het SNA-keurmerk is geen wettelijke verplichting. Toch weegt het zwaarder dan ooit, om drie redenen.

1. Het is je route naar Wtta-toelating. Vanaf 1 januari 2027 geldt de Wet toelating terbeschikkingstelling arbeidskrachten (Wtta). Wie personeel uitleent, heeft dan een toelating nodig van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU). Dat is de nieuwe toezichthouder die beslist wie mag uitlenen. In gewone taal werkt het zo:

• Je meldt je tussen 1 november en 31 december 2026 aan voor de overgangsregeling.
• Tussen 1 mei en 30 juni 2027 vraag je de toelating aan.
• Val je onder de overgangsregeling en vraag je op tijd aan? Dan mag je blijven uitlenen zolang de NAU je aanvraag beoordeelt, ook na 1 januari 2028.
• Heb je op 30 juni 2027 een geldig, niet geschorst SNA-keurmerk met de module voor het uitlenen van personeel? Dan hoef je je niet aan te melden. Je stuurt het certificaat mee met je aanvraag en hoeft dan eenmalig geen inspectierapport voor de Wtta aan te leveren. Aan de andere voorwaarden, zoals de waarborgsom en een VOG, moet je wel voldoen.
• Vanaf 1 januari 2028 controleert de Arbeidsinspectie of iedereen een toelating heeft.

2. Inleners vragen erom. Een inlener kan aansprakelijk worden gesteld voor loonheffing en omzetbelasting die de uitlener niet afdraagt. Met een SNA-gecertificeerde uitlener en een storting op de G-rekening kan hij dat risico onder voorwaarden beperken. Die regels veranderen per 2027; laat je daarover adviseren. Vanaf 2028 moeten inleners bovendien controleren of hun uitlener is toegelaten.

3. De Wtta kost geld. Bij je eerste toelatingsaanvraag stort je een waarborgsom van 100.000 euro. Die hoef je niet te betalen als je aan drie voorwaarden voldoet. Je staat op 31 december 2026 al minimaal vier jaar onafgebroken als uitlener ingeschreven in het Handelsregister van KVK. Je hebt in die periode echt uitgeleend. En je hebt een schone verklaring van de Belastingdienst die niet ouder is dan drie maanden. Daarnaast kan de Arbeidsinspectie vanaf 2028 forse boetes opleggen, aan uitleners zonder toelating en aan inleners die met hen werken.

Zo verloopt een inspectie

Een NEN 4400-1-inspectie toetst niet wat je van plan bent, maar wat je kunt laten zien. De inspecteur kiest medewerkers uit je bestand en vraagt per persoon de stukken op. Kloppen die, dan is het goed. Rijzen er twijfels, dan kan de steekproef worden uitgebreid.

Normaal word je elke zes maanden geïnspecteerd: eerst twee volledige inspecties, daarna afwisselend een korte en een volledige. Onder bepaalde voorwaarden is een jaarlijkse frequentie mogelijk. De inspecteur kijkt naar drie pijlers:

• Personeelsadministratie: identiteitsbewijzen, gegevens over buitenlandse werknemers, arbeidsovereenkomsten en personeelsmutaties.
• Loonadministratie: loonaangiften, cao-lonen, uren- en verlofregistratie.
• Financiële administratie: tijdige afdracht van loonheffing en omzetbelasting, de G-rekening en het inlenen of uitbesteden van werk.

Vindt de inspecteur een tekortkoming, dan licht je die toe en lever je een actieplan aan. Een reviewer besluit daarna over je certificaat. Blijft een opvolginspectie uit of is die niet positief, dan word je geschorst en uit het SNA-register verwijderd. Met het oog op 30 juni 2027 is dat precies wat je niet wilt meemaken.

Identiteit en werkrecht: wat de inspecteur wil zien

De personeelsadministratie is de plek waar de meeste dossiers nog met de hand worden opgebouwd. Een intercedent bekijkt een paspoort, maakt een foto en zet een vinkje. Dat werkt tot er een steekproef komt en de foto onscherp blijkt, het document twee weken voor de startdatum was verlopen, of de achterkant van de verblijfsvergunning ontbreekt.

Op basis van openbare inspectiechecklists zijn dit de punten waar het om draait:

• Een kopie van een geldig identiteitsbewijs. Het document moet geldig zijn geweest op de startdatum. Is het document van een werknemer van buiten de EU, EER en Zwitserland inmiddels verlopen, dan wil de inspecteur ook een kopie van een document dat nu geldig is. Een rijbewijs volstaat niet voor de kopie in de loonadministratie.
• Bewijs van werkrecht. Bij werknemers van buiten de EU, EER en Zwitserland gaat het om het verblijfsdocument met de juiste arbeidsmarktaantekening, en waar nodig een tewerkstellingsvergunning (TWV) of GVVA. Een GVVA is een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid: verblijfsvergunning en werkvergunning in één. Voor ontheemden uit Oekraïne geldt een uitzondering: geen tewerkstellingsvergunning, wel een melding bij het UWV. De medewerker mag pas twee werkdagen na die melding starten. Meer hierover in de uitleg over de Wet arbeid vreemdelingen.
• Een procedure voor identiteitsvaststelling. Je laat zien hoe je identiteit vaststelt en hoe je het personeelsdossier opbouwt. Die procedure mag schriftelijk of geautomatiseerd zijn, en de vaststelling mag door een derde partij gebeuren.
• Controle op echtheid. De inspecteur kan vragen welke hulpmiddelen je gebruikt om de echtheid van een document te beoordelen, bijvoorbeeld een UV-lamp of naslagwerk. In de openbare checklists is dit een optioneel punt.
• Zorgvuldig omgaan met het BSN. De inspectie-instelling vraagt vanwege de AVG om stukken zonder BSN, behalve het identiteitsbewijs en de gegevens voor de loonheffingen.
• Zzp’ers en ingeleende krachten. De inspecteur wil ook identiteitsgegevens zien van zzp’ers en van mensen die je zelf inleent. Bij ingeleende krachten gaat het in elk geval om werknemers van buiten de EU, EER en Zwitserland.

De exacte eisen staan in de normtekst en het SNA-handboek. Gebruik dit overzicht als voorbereiding, niet als vervanging van de norm.

Acht valkuilen die in een steekproef bovenkomen

De meeste fouten ontstaan niet uit kwade wil, maar op een drukke maandagochtend als er snel iemand geplaatst moet worden. Dit zijn de situaties die in een steekproef bovenkomen:

1. Verlopen op de startdatum. Het document was geldig bij de intake, maar verliep voor de eerste werkdag. De inspecteur kijkt naar de startdatum.
2. Alleen de voorkant. Op een verblijfskaart staat de arbeidsmarktaantekening op de achterkant. Zonder achterkant bewijs je niets over werkrecht. Staat de aantekening op een sticker in het paspoort, dan hoort die sticker in het dossier.
3. Aantekening verkeerd gelezen. “Arbeid vrij toegestaan, TWV niet vereist” en “Arbeid toegestaan mits TWV is verleend” lijken op elkaar, maar betekenen iets heel anders.
4. Verlopen tijdens het dienstverband. Een verblijfsdocument verloopt terwijl iemand nog bij je werkt. Zonder nieuwe controle klopt het dossier niet meer.
5. Bekeken, niet gecontroleerd. Een foto van een paspoort via WhatsApp zegt niets over de echtheid, en niets over de vraag of de persoon voor je de houder is.
6. Onleesbare kopie. Een scheve of onscherpe kopie telt niet als bewijs.
7. Verspreid dossier. Kopieën in een mailbox, een gedeelde map en een ATS. Bij een steekproef moet alles per medewerker snel op tafel liggen.
8. Zzp’ers en ingeleende krachten vergeten. Het proces werkt voor je eigen uitzendkrachten, maar wie je inleent of als zzp’er inzet, valt erbuiten.

Bijna elke valkuil is een handmatige stap die per medewerker opnieuw moet gebeuren. Daar zit dus ook de winst.

Waarom dit deel zo zwaar weegt: de wettelijke plichten eronder hebben flinke gevolgen. Als werkgever stel je volgens de identificatieplicht de identiteit van een werknemer vast en bewaar je een kopie van het identiteitsbewijs bij de loonadministratie. Ontbreekt die, dan kan het anoniementarief van 52% gelden. En laat je iemand werken zonder geldig werkrecht? Dan riskeer je een boete van de Nederlandse Arbeidsinspectie. Voor een bedrijf is het normbedrag 6.000 euro per werknemer, en hoger bij opzet of herhaling.

Met de hand of met DataChecker

Hoeveel mensen plaats je per maand? Elk van hen is een dossier waarin een van deze fouten kan zitten.

Benieuwd hoe zo’n dossier eruitziet voor jouw instroom? Plan een live demo van dertig minuten.

Checklist: voorbereid op de NEN 4400-1-inspectie

Loop deze lijst door voordat de inspecteur langskomt. Bij het identiteitsdeel helpt DataChecker bij 13 van de 14 punten. Bij 5 punten doet DataChecker de verificatie. Bij 8 punten levert DataChecker het bewijs en rond jij af. De verantwoordelijkheid blijft bij jou als werkgever.