Pre-employment screening met Know Your Employee
Wie iemand is en of die hier mag werken, staat na de ID-verificatie vast. Know Your Employee regelt de rest van de lijst vóór de eerste werkdag, van rijbewijs en VOG tot loonbelastingverklaring. Eén link voor de kandidaat, één dossier voor jou.
ISO 27001 gecertificeerd, verwerking binnen de EUTe koppelen aan je eigen systeem via API of SDK. Bestaande koppelingen met AFAS via checkX, Mysolution, HelloFlex, Pivoton, NoCore, Easyflex en Ubeeo.
Nieuwe kandidaatChauffeur distributieZorgmedewerkerSalarisadministratieLink verstuurd
Startklaar is meer dan geïdentificeerd
Een geldig paspoort zegt niets over een rijbewijs C of een VOG voor de zorg. ID-verificatie en Right to Work beantwoorden de eerste drie vragen. Daarna kan iemand vaak nog steeds niet beginnen.
De vierde vraag verschilt per functie, per opdrachtgever en soms per locatie. Know Your Employee sluit daarop aan met de controles die bij pre-employment screening horen. Je stelt per functie in wat er nodig is, en pas als alles rond is, staat iemand op startklaar.
De rest van de lijst loopt nog via de mail
Identiteit en werkrecht zijn vaak goed geregeld. Het rijbewijs, de VOG en de verklaringen komen daarna binnen via mail en WhatsApp, verspreid over dagen en soms als foto van een scherm.
Kopieën blijven in mailboxen staan, iemand loopt per kandidaat na wat er nog ontbreekt, en bij een audit blijkt het dossier half. Dat kost tijd vóór de start en zekerheid erna.
De hele lijst gaat via de telefoon die iemand al bij zich heeft
SecureIDLink is de beveiligde omgeving waarin de kandidaat alles aanlevert wat jij voor de functie hebt ingesteld. Je stuurt één link, die opent in de browser van zijn eigen telefoon. Eerst legt hij zijn identiteitsbewijs vast en doet hij een gezichtscontrole. Daarna volgen de onderdelen die bij de functie horen, zoals het rijbewijs, de VOG-aanvraag of de loonbelastingverklaring. Geen app, geen losse bestanden in de mail.
Jij bepaalt per functie wat er nodig is
ID-verificatie en Right to Work zijn de basis. Daarbovenop kies je de verificaties die de functie vraagt. Wat niet nodig is, laat je weg, en per functie mag de lijst verschillen.
Dezelfde basis, een andere lijst per functie
ID-verificatie en Right to Work zitten in elk profiel. Daarna verschilt het. Dit zijn voorbeelden, welke verificaties nodig zijn bepaal je zelf op basis van de functie.
Chauffeur of bezorgerHet rijbewijs met de juiste categorie, en een VOG als de opdrachtgever daarom vraagt.Rijbewijs, VOG
ZorgmedewerkerEen VOG met het screeningsprofiel dat bij de functie hoort, en een Digital ID voor de start op locatie.VOG, Digital ID
Payroll en administratieBSN-verificatie, de loonbelastingverklaring en het contract digitaal ondertekend.BSN, loonbelasting, ondertekenen
Financiële functieControle op PEP- en sanctielijsten, en een VOG voor functies met verantwoordelijkheid over geld.PEP en sancties, VOG
Flexkracht via een bureauFacelink bij een hercontrole op locatie, en een Digital ID zodat de volgende inzet niet bij nul begint.Facelink, Digital ID
Staat jouw functie er niet bij?Je stelt het profiel samen uit dezelfde bouwstenen. In een demo lopen we jouw functies één voor één langs.Leg ons je functies voorVan uitnodiging tot startklaar
Uitnodigen
Kies de functie en stuur één link.
Controleren
Machine eerst, mens waar het moet.
Rapport
Een dossier dat compleet is bij de start.
Per onderdeel zie je waar iemand staat
Een kandidaat is pas startklaar als elk onderdeel voor de functie rond is. Tot die tijd zie je per onderdeel wat de stand is, zodat je niet hoeft na te bellen wat er nog mist.
Alle onderdelen voor deze functie zijn rond. De automatische uitkomst komt direct terug, het dossier is compleet.
Direct zichtbaarDe link is verstuurd, maar nog niet alles is aangeleverd. Je ziet welk onderdeel ontbreekt.
Met het openstaande onderdeel erbijDe automatische controle gaf geen uitsluitsel. Een document reviewer beoordeelt het onderdeel met alle bevindingen ernaast.
Handmatige beoordelingEen onderdeel is afgekeurd of verlopen. Je ziet welk onderdeel en waarom, zodat je zelf de volgende stap bepaalt.
Met reden erbijStartklaar blijft zichtbaar op de werkvloer
Is alles rond, dan krijgt de medewerker een Digital ID in Apple Wallet of Google Wallet. Daarin staan identiteit, werkstatus, verklaringen en certificaten als status, niet als kopie. Bij de poort of aan het begin van een dienst scant een gemachtigde de pas en ziet direct of alles op dat moment nog geldt.
IdentiteitGEVERIFIEERD
WerkstatusGELDIG
CertificatenCOMPLEET
Laat scannen bij de start van je dienstScreenen mag, maar niet alles
Je stelt vast wie iemand is en of die hier mag werken. Daar heb je geen keuze in, en daar zijn ID-verificatie en Right to Work voor.
Een VOG, een rijbewijscheck of screening op sanctielijsten. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag screening als die noodzakelijk is vanwege de aard van de functie (geraadpleegd oktober 2026).
Dat lijkt veilig, maar het is meer werk voor de kandidaat en meer gegevens dan je nodig hebt. Know Your Employee stel je per functie in, zodat je alleen ophaalt wat de functie vraagt.
Doel, grondslag, noodzaak, het informeren van de kandidaat en de bewaartermijn bepaal je zelf. Wij ondersteunen die inrichting, we nemen die verantwoordelijkheid niet over.
Wat organisaties met veel instroom ervaren
Organisaties die elke week nieuwe mensen laten starten, en dat later moeten kunnen aantonen.
Screeningsgegevens vragen om zorgvuldige verwerking
Bij pre-employment screening verzamel je meer dan een identiteitsbewijs. Juist daarom haal je alleen op wat de functie vraagt, en kun je terugvinden wat er is gebeurd.
- Verwerking binnen de EUGegevens blijven binnen de Europese Unie.
- ISO/IEC 27001:2022, gecertificeerd door BSIEen extern getoetst managementsysteem voor informatiebeveiliging.
- Standaard 48 uur bewaartermijnDaarna worden de documenten automatisch verwijderd. Het verificatierapport bewaar je zelf.
- Verwerkersovereenkomst beschikbaarInclusief afspraken over toegang, beveiliging en verwijdering.
Je blijft zelf verantwoordelijk voor het doel van de verwerking, de grondslag, de noodzaak, het informeren van kandidaten en de bewaartermijn die je kiest. Wij ondersteunen die inrichting, we nemen die verantwoordelijkheid niet over.
Veelgestelde vragen over pre-employment screening
Wat is Know Your Employee?
Know Your Employee bundelt de controles van een pre-employment screening in één flow. Bovenop ID-verificatie en Right to Work vraag je de verificaties op die bij de functie horen, zoals een VOG, rijbewijs of loonbelastingverklaring. De kandidaat levert alles aan via één link, en de uitkomst komt in één dossier.
Wat is het verschil tussen pre-employment screening en een identiteitscontrole?
Bij indiensttreding stel je vast wie iemand is en of die hier mag werken. Daar heb je als werkgever geen keuze in, zie ook de Wet op de identificatieplicht. Pre-employment screening gaat verder en is een keuze van de werkgever. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag screening als die noodzakelijk is vanwege de aard van de functie.
Welke verificaties kan ik toevoegen?
VOG check, rijbewijs, BSN-verificatie, loonbelastingverklaring, PEP en sanctielijsten, VIS check, digitaal ondertekenen, Facelink en deepfakedetectie. Je zet ze per functie aan of uit. Het volledige overzicht staat bij de modulaire verificaties.
Kan ik per functie andere eisen instellen?
Ja. Je stelt per functie in welke verificaties nodig zijn. De kandidaat ziet in de SecureIDLink alleen de stappen die bij die functie horen. Een chauffeur krijgt dus een andere lijst dan iemand op de salarisadministratie.
Hoelang duurt een pre-employment screening?
De automatische controles komen direct terug. Hoe snel iemand startklaar is, hangt vooral af van hoe snel de kandidaat de link doorloopt. Voor een VOG komt daar de beoordeling door Justis bij, die doorlooptijd ligt niet bij ons. Geeft een controle geen automatisch uitsluitsel, dan beoordeelt een document reviewer het onderdeel.
Wat is het verschil tussen Know Your Employee en Digital ID?
Know Your Employee stelt vóór de start vast dat iemand voldoet aan wat de functie vraagt. Digital ID neemt die uitkomst mee naar de werkvloer, als pas in Apple Wallet of Google Wallet. Bij de poort of aan het begin van een dienst scant een gemachtigde de pas en ziet of alles op dat moment nog geldt.
Werkt dit samen met ons HR- of ATS-systeem?
Ja. Er zijn meer dan twintig koppelingen, onder meer met AFAS via checkX, Mysolution, HelloFlex, Pivoton, NoCore, Easyflex en Ubeeo. Werk je met iets anders, dan kan het via de API of de SDK. Bekijk alle koppelingen en partners.
Zie je eigen functieprofielen in de flow
Dertig minuten, met een van onze specialisten. We nemen een paar functies uit jouw organisatie, laten zien welke verificaties daarbij passen en hoe de link eruitziet voor je kandidaat.
Vul je gegevens in, dan nemen we contact op om een moment te plannen dat jou uitkomt.
