“Met DataChecker zijn onze digitale intakes nu écht compleet”
Van horeca en zorg tot beveiliging en evenementen – in alle sectoren waar men flexibel personeel aan het werk zet, is Poolmanager een welkome partner. “We helpen organisaties bijvoorbeeld om hun intakes te automatiseren”, vertelt consultant Jop Hardonk. “Zij kunnen die nu nóg verder verbeteren, dankzij onze samenwerking met DataChecker.”
Poolmanagers ondersteuning is breder dan alleen ‘intakes’ of ‘onboarding’: het aanmelden en klaarstomen van nieuw personeel. “We helpen ook bij alles wat daarop volgt, zoals planning, communicatie, contractgeneratie, urenregistratie en certificaatbeheer. Met onze software kunnen onze klanten dat allemaal stroomlijnen.” Deze software is niet alleen geschikt voor organisaties die zelf hun medewerkers zoeken, benadrukt Jop, maar ook voor uitzendbureaus. “Sterker nog: onze software kómt van zo’n bureau!”
Compleet systeem
Jop vat die oorsprong kort samen: “Zoals elk bedrijf gebruikte horeca-uitzendorganisatie Verwiel & Wijngaard ooit een grote papieren agenda om mensen in te plannen. De eigenaren zochten een efficiënter alternatief, maar konden die nergens vinden. ‘Dan ontwikkelen we zélf wel iets’, dachten ze. Dat idee leidde tot een voorloper van de software die we nu hebben: een compleet systeem voor Workforce Management.” Aanvankelijk hielden de eigenaren hun software voor zichzelf – voor intern gebruik. “Maar toen een groeiend aantal bedrijven interesse toonde, besloten ze het op de markt te brengen. Via een nieuw zusterbedrijf: Poolmanager.” Als consultant bij Poolmanager helpt Jop om de digitale toolset voortdurend aan te scherpen.
Nog betere intake
“Als Poolmanager besloten we in 2023 een nieuwe slag te maken in efficiëntie en kwaliteit. We wilden onze klanten in staat stellen om de intake van nieuwe medewerkers nog verder te digitaliseren. Ze konden met ons systeem al gebruikmaken van digitale contracten, formulieren en planningsmodules. Maar we boden nog geen digitale ID-controle en right-to-work-verificatie aan. Daar was het hoog tijd voor.” Datzelfde gold voor expertise op het gebied van die controles en verificaties. “Die wilden we eveneens aanreiken. Steeds meer medewerkers komen immers van buiten de EU – met veel verschillende, minder bekende ID-documenten. De wetgeving rond werkvergunning verandert bovendien aan de lopende band. Expertise is cruciaal om zeker te weten dat je flexibele krachten zijn wie ze zeggen te zijn. En dat zij écht in Nederland mogen werken.”
Externe expertise
De kennis, ervaring en grotendeels digitale controles van DataChecker waren een uitkomst voor Poolmanager. “Na een aantal goede gesprekken hebben we hun controles geïntegreerd in ons systeem. Sinds oktober 2024 kunnen onze klanten ervoor kiezen. En steeds meer van hen dóén dit ook, mede doordat wij ze duidelijk de voordelen laten zien. Ze nemen DataCheckers diensten dan via ons af: wij zijn de ‘reseller’.” Deze integratie vereiste wel wat technische afstemming tussen de systemen van DataChecker en Poolmanager. En er kwam ook nog een pilot. “Maar dat ging allemaal heel snel en secuur”, zegt Jop. “Soepel, prettig en effectief, zoals ik de hele samenwerking ervaar. De lijnen zijn kort, we hebben duidelijke afspraken en DataChecker vertelt helder hoe en wanneer welke controles plaatsvinden.”
Digitale controles
Hoe een intakeproces eruitziet met DataCheckers controles? “Potentiële medewerkers melden zich bijvoorbeeld aan via social media of een formulier op de website van onze klant. Dankzij de Poolmanager-software krijgen ze vervolgens automatisch een verzoek om aanvullende gegevens. In die e-mail, volledig in de huisstijl van onze klant, zit dan ook een link naar de ID- en right-to-work-controle van DataChecker.” Hebben mensen deze controle goed doorlopen – of juist niet? “Dan laat DataChecker dit netjes weten via onze software. Bovendien geven ze ook andere relevante informatie door. Bijvoorbeeld wanneer ID-bewijzen of werkvergunningen verlopen. Hierdoor kan de software direct meldingen instellen voor planners, bedoeld om medewerkers op tijd aan te sporen hun documenten te verlengen.”
Menselijke blik
“DataChecker voldoet totaal aan de wensen en weet tegelijkertijd te verrassen”, zegt Jop. “Zo had ik volledige automatisering verwacht. Maar ik kwam er al snel achter dat DataChecker na de digitale controle ook een expert inzet voor de laatste check. Er is dus altijd nog een menselijke blik. Heel fijn: dat geeft extra zekerheid.” Die menselijke blik betekent wel dat DataCheckers controles op kantoorwerktijden plaatsvinden. “Als je na die werktijden een controleverzoek indient, krijg je de volgende werkdag snel reactie. Tot nog toe vinden onze klanten dat prima. Maar ik overweeg toch om onze Service Level Agreement met DataChecker uit te breiden, zodat ze voor sommige klanten 24/7 controles kunnen uitvoeren.
Meteen zekerheid
Jop legt uit voor wie 24/7-beschikbaarheid van DataChecker nuttig kan zijn. “Sommige organisaties hebben een grote ongeplande instroom. Bijvoorbeeld in de festival- en evenementenbranche, waar soms tientallen medewerkers zich op het laatste moment aanmelden – buiten kantoorwerktijden. Voor deze organisaties is het belangrijk om de intake snel af te ronden, meteen zekerheid te hebben over medewerkers, en dóór te kunnen.” Voor dat vervolg heeft Poolmanager alles in huis, benadrukt Jop nog eens. “Onze software regelt niet alleen de intake, van het eerste contactmoment tot de inzet, maar ook alles wat daarna komt – van poolbeheer, roosterplanning en communicatie met medewerkers tot urenregistratie en contractverwerking. Het hele proces is overzichtelijk en digitaal. Dat scheelt enorm veel handwerk, tijd en geld.”
Het verschil maken
“Ook voor klanten van DataChecker kunnen wij een interessante partner zijn”, vervolgt Jop. “Als je al vertrouwt op DataChecker voor je ID-verificatie, dan is het maar een kleine stap om de rest van je proces óók digitaal te stroomlijnen. Zeker in sectoren met veel flexibiliteit – zoals zorg, beveiliging, horeca of evenementen – zijn snelheid en foutloos werken cruciaal. Daarin kan Poolmanager samen met DataChecker echt het verschil maken.”
Meer weten over ID- en right-to-work-controles? Kijk hier of neem contact op.
Jouw hele Workface Management stroomlijnen? Kijk op poolmanager.nl of neem contact op met Jop Hardonk: jhardonk@poolmanager.nl.
